Целью операций группы управления закупками и контрактами проекта является обеспечение проекта необходимыми товарами, работами и услугами и исполнение контрактных обязательств.

Исходя из требований к результатам проекта, с учетом Плана-графика проекта формируются предварительный перечень контрагентов и предварительный план закупок проекта. План закупок проекта – проектный документ, содержащий перечень товаров и/или услуг, которые должны быть приобретены (закуплены и поставлены) в рамках проекта, а также информация о контрагенте (планируемом контрагенте) и планируемые сроки поставки. Контрагент – сторона, принявшая обязательство по договору и противопоставляемая другой стороне договора. Договор (контракт) – соглашение двух или более лиц (физических и/или юридических) – контрагентов (сторон договора), устанавливающее, изменяющее или прекращающее их права и обязанности. Договор, как правило, состоит из общей и содержательной частей. Договором также именуется документ, в котором это соглашение выражено. Общая часть договора – часть текста договора, включающая следующие разделы: Преамбула (или вводная часть); Предмет договора; Дополнительные условия договора; Прочие условия договора. Содержательная часть договора – часть текста договора, содержащая приложения и дополнительные соглашения к договору, например, Задание (техническое задание) на выполнение работ по договору; Протокол соглашения о договорной цене; Расчёт договорной цены; Календарный график выполнения работ по договору и др. Закупка – приобретение товаров и/или услуг для определенных нужд (целей). Поставка – передача товара во владение покупателя в соответствии с условиями договора; покупатель получает возможность осуществлять полный контроль над товаром. Вручение товаросопроводительных документов рассматривается как передача самого товара. Поставка, как правило, производится за счет продавца. План закупок проекта подлежит регулярному уточнению и детализации в рамках процесса управления интеграцией проекта (см. п. 4.).

Подбор контрагентов, заключение, контрактов и их последующее администрирование осуществляется в соответствии с действующими процедурами Процесса управления контрактами.

В соответствии с действующей процедурой проведения комплексного план-факт анализа осуществляется регулярный мониторинг и контроль исполнения контрактов контрагентами.

По факту завершения проекта Руководитель проекта проводит закрытие контрактов с контрагентами в соответствии с действующими процедурами Процесса управления контрактами.

Описание основных операций группы управления закупками и контрактами проекта (сгруппированные по фазам управления) приводится в Табл. 3.10.

Табл. 3.10. Операции группы управления закупками и контрактами проекта

Целью операций группы управления заинтересованными лицами (ЗЛ) проекта является обеспечение постоянной вовлеченности в проект (на требуемом уровне) ключевых заинтересованных лиц проекта.

Исходя из описания объема проекта проводится анализ всех заинтересованных сторон, имеющих отношение к проекту, с целью выявить ключевых заинтересованных лиц – группы физических и/или юридических лиц, имеющих безусловный интерес в достижении цели проекта. Путем интервьюирования ключевых заинтересованных лиц проекта выявляется весь круг заинтересованных лиц проекта, который фиксируется в Реестре заинтересованных лиц проекта (см. Приложение 11.). Реестр заинтересованных лиц проекта – проектный документ, в котором ведется перечень (реестр) всех выявленных заинтересованных лиц проекта. Каждая запись реестра содержит следующую информацию о заинтересованном лице: Ф.И.О. заинтересованного лица, его должность, категория, роль в проекте, уровень полномочий, уровень заинтересованности, уровень вовлеченности, базовый сценарий работы с ЗЛ и контактная информация (телефон, адрес эл. почты).