В случае, если анализ рисков выявляет наличие кризисных ситуаций или невозможность выполнения проекта, необходимо разрабатывать ситуационный план. Он предусматривает ответные действия на потенциальные кризисные ситуации. Цель плана – обеспечение соблюдения баланса бюджета, своевременности и качества выполнения работ по проекту.

После того, как в результате первоначальных обсуждений проекта, а также его осуществимости компанией было подтверждено, что его стоит реализовать, необходимо разработать документ, являющийся основанием действия команды проекта или рабочей группы по проекту. В этом документе должна быть указана точка отсчета всей будущей работы по проекту, и он будет основой для выводов о том, в какой степени первоначальные решения были правильными. Мерой правильности, как правило, является успешное выполнение контракта и успешное выполнение генподряда или субподряда по проекту. Иногда этот документ называют проектным договором, сокращенная форма может быть названа резюме проекта.

Резюме проекта создается менеджером при согласовании со всеми покровителями и основными ЗС. Он дает подробное описание, как целей проекта, так и практических рекомендаций по достижению его результатов. Рекомендуемый перечень разделов этого документа приведен ниже:

– Название проекта;

– Покровитель проекта;

– Местоположение – адрес покровителя, местоположение проекта, контактные адреса;

– Имя менеджера проекта и название его организации, если она отлична от организации, спонсирующей проект;

– Дата согласования резюме с покровителем проекта;

– Дата начала и завершения проекта;

– Обоснование и предназначение проекта с обзором основных идей;

– Основные цели с указанием критериев качества и успеха;

– Подробное описание того, как достижение этих целей принесет выгоды бизнесу или организации, спонсирующей проект;

– Масштаб и границы проекта;

– Ограничения;

– Предположения;

– График проекта;

– Основные результаты и соответствующие им даты (вехи проекта);

– Оценка затрат;

– Механизмы обеспечения ресурсами;

– Механизмы отчетности и мониторинга;

– Механизмы принятия решений – полномочия и подотчетность менеджера проекта и проведение повторных переговоров;

– Механизмы и каналы коммуникаций;

– Подпись покровителя проекта с указанием даты, звания и должности.

Таким образом, мы рассмотрели некоторые главные вопросы по подготовке к проведению проекта. Теперь Вы сможете определить главные показатели измерений проекта. Проект – это одноразовая, неповторяющаяся деятельность или комплекс действий, в результате которых в определенное время достигаются четко поставленные цели.

Большинство проектов являются ориентированными на достижение целей и имеют четко определенные начало, середину и конец. Они имеют ограничения, которые определяют процессы и результаты, которые могут быть измерены с помощью согласованных показателей деятельности. Другие характеристики проекта включат в себя предназначение, цели, ресурсы, ограничения и требования по качеству.

Во-вторых, Вы можете объяснить важность ключевых показателей измерений проекта – бюджета, времени и качества. Основная работа в управлении проектом заключается в том, чтобы поддерживать баланс этих показателей.

В-третьих, теперь Вы можете установить связи между формулировкой и сферой деятельности по проекту с одной стороны и стратегическими и оперативными целями проекта с другой стороны.

В-четвертых, Вы сможете в деталях согласовать формулировку и сферу деятельности по проекту для его эффективного планирования. Очень важно определить четкие цели, поскольку это имеет большое значение как для выполнения этапов, так и для итоговой оценки на стадии завершения проекта. Цель можно также использовать для стадии завершения проекта. Цели можно также использовать для того, чтобы убедиться, что результаты проекта вносят ожидаемый вклад в стратегическую и оперативную деятельность организации.