• Планирование портфеля проектов:

2.1.2.15. В зависимости от уровня жизненного цикла КСУП проектный офис имеет функциональный профиль в соответствии с Рисунком 11.

Рис. 11. Функциональный профиль проектного офиса в соответствии с уровнем зрелости КСУП

2.1.2.16. На этапе становления КСУП большое значение имеют функции методологического обеспечения КСУП и обучение персонала.

2.1.2.17. На этапе масштабирования КСУП с ростом портфеля проектов возрастает значение функций администрирования проектов и планирования проектов.

2.1.2.18. На этапе стабильности и тиражирования КСУП функции планирования укрепляются в статусе полноценных функций проектного офиса.

2.1.2.19. Методология проектной деятельности на данном этапе развития КСУП разработана и интегрирована в операционную деятельность организации, ее значение, соответственно, снижается. Обучение персонала полностью переходит на аутсорсинг в HR-подразделения организации, соответственно, значение функции обучения в составе проектного офиса тоже снижается до минимума.

2.1.2.20. В соответствии с функциональным профилем развивается и организационная структура проектного офиса. Эволюция организационной структуры проектного офиса рассматривается в разделе «Модели проектных офисов». Типовая функциональная структура проектного офиса представлена на Рисунке 12.

Рис. 12. Типовая функциональная структура

проектного офиса

2.1.2.21. Формирование численно-квалификационного состава проектного офиса осуществляется по следующему алгоритму:

• Определяется количество групп взаимодействий (далее коммуникаций) сотрудников проектного офиса на предстоящий год. Данный параметр определяется по видам проектов, формирующих структуру портфеля проектов на предстоящий год (например, ИТ-проекты, организационные проекты, проекты капитального строительства, стратегические инвестиционные проекты и т. д.).

• Определяется общий объем планируемых коммуникаций, которые будут осуществлять сотрудники проектного офиса в рамках портфеля проектов. Для этого производится сплошной расчет ресурсного пула проектов, учитываются все виды участия работников организации в проектах и это количество «участий» учитывается в расчете. То есть если работник организации участвует в двух проектах, то его участие в расчете объема взаимодействий учитывается два раза.

• Общий объем коммуникаций структурируется по видам проектов (направлениям коммуникации) в процентном соотношении.

• Производится расчет общей численности сотрудников проектного офиса как отношение общего объема коммуникаций к нормативному значению коммуникаций, осуществляемых в среднем одним сотрудником проектного офиса, независимо от уровня квалификации, в смену. Это значение равно 50.

• Производится структуризация общей численности проектного офиса по функциональным блокам проектного офиса (см. Рисунок 13).

Рис. 13. Функциональная структура проектных офисов

для целей расчета ЧКС

• Производится структуризация численности сотрудников проектного офиса в рамках функционального блока по направлениям коммуникаций.

2.1.2.22. Для целей мобилизации сотрудников проектного офиса вокруг одного направления коммуникаций организуются функциональные команды (см. Рисунок 14).

2.1.2.23. Функциональные команды могут быть сформированы распоряжением руководителя проектного офиса. Принцип формирования функциональных команд основан на матричном подходе. За счет ролевой модели организации проектного офиса может быть обеспечено масштабирование и тиражирование КСУП в более сжатые сроки.