Аналогичная ситуация с чеком: сам по себе он не является первичным документом, но на его основании составляется первичный документ – расходный кассовый ордер.
На основании такого распорядительного документа, как контракт или договор, можно сформировать целый ряд первичных документов: товарно-сопроводительный документ на отгрузку товарно-материальных ценностей, платежный документ на оплату за полученные ценности (или на предоплату), акт выполненных работ (оказанных услуг), и т. д., в зависимости от конкретной ситуации. Очевидно, что поставлять товарно-материальные ценности либо производить предоплату без предварительно составленного договора (контракта) никто не будет, поэтому и соответствующие первичные документы формироваться не будут.
К документам бухгалтерского оформления (оформительским документам) относятся различного рода группировочные ведомости, журналы-ордера, расчеты, бухгалтерские справки, и т. п. Эти могут составляться только на основании первичных документов. Документы бухгалтерского оформления являются собственно хранилищем бухгалтерской информации: в них отображаются обороты и сальдо по счетам бухгалтерского учета, выполняются расчеты и фиксируются результаты этих расчетов. При составлении бухгалтерской отчетности большинство информации берется именно из документов бухгалтерского оформления.
Нормативно-правовая документация
Помимо первичных документов, распорядительных документов и документов бухгалтерского оформления в бухгалтерском учете могут применяться документы и других видов. В этой книге мы не будем подробно на них останавливаться, поскольку для менеджера это совсем не обязательно. Однако мы обязательно обратим внимание еще на один вид документов, который занимает важнейшее место в бухгалтерском учете – нормативно-правовые документы.
К нормативно-правовым документам относятся законы, подзаконные акты, постановления правительства и иные аналогичные документы, которые издаются государственными органами и регламентируют порядок ведения бухгалтерского и налогового учета и составления отчетности. Среди таких документов в первую очередь следует отметить Федеральный закон «О бухгалтерском учете» и Налоговый кодекс Российской Федерации.
Нормативно-правовые документы играют главенствующую роль среди всех документов, используемых в бухгалтерском учете. Ведь даже первичные документы, на основании которых делаются бухгалтерские записи, утверждаются нормативно-правовыми документами. Кроме этого, нормативно-правовые документы определяют порядок расчета налогов и неналоговых платежей, принципы и правила ведения бухгалтерского учета, утверждают план счетов бухгалтерского учета, вводят в действия изменения и дополнения в действующем порядке ведения бухгалтерского учета, и т. п. Также нормативно-правовые документы регламентируют виды деятельности, с которыми так или иначе сталкиваются бухгалтеры: например, правила ведения кассовых и банковских операций, порядок проведения зачетов взаимных требований, осуществление бартерных операций, и т. п.
Подводя итого вышесказанному, можно утверждать, что нормативно-правовые документы являются законодательной базой, определяющей порядок ведения бухгалтерского учета и составления отчетности. Отклонение от любого нормативно-правового документа практически всегда можно приравнять к нарушению закона, со всеми вытекающими отсюда последствиями.
Инвентаризация как средство проверки достоверности бухгалтерских данных
В обязанности бухгалтерии входит не только ведение бухгалтерского учета в соответствии с действующим законодательством, но и выполнение контрольных функций, а именно – проверка соответствия фактических данных данным бухгалтерского учета. Например, в бухгалтерии числится остаток товарно-материальных ценностей на складе предприятия на сумму 100 000 рублей. Но это далеко не всегда означает, что фактически так оно и есть: ведь могут быть случаи пересортицы, излишков и недостач. Кроме этого, излишки и недостачи могут быть и в кассе предприятия; также необходимо периодически проверять наличие производственного и иного инвентаря, и т. п.