Не поленитесь кратко объяснить причины своего решения – это сделает диалог конструктивным и поможет выстроить единые представления.
Короткие абзацы удобны для просмотра. Они лучше смотрятся на экране монитора. Кроме того, они показывают, что вы постарались разбить содержание документа на небольшие удобоваримые кусочки.
Короткий абзац может состоять из одной фразы и даже из одного слова. В нем должно быть не больше трех-четырех предложений. Если вы не уложились в этот объем, разбейте текст на несколько абзацев.
Короткие абзацы помогают адресату и автору выделить ключевые моменты и сфокусироваться на главном. Текст становится приятным для глаз, доходчивым и аккуратным.
Помните, человек, который проводит много времени за компьютером, обращает больше внимания на начало документа, чем на его конец. Первое предложение он может прочесть целиком, но ближе к концу он скорей всего будет просто выхватывать из текста отдельные слова. Это еще одна причина располагать информацию в порядке значимости.
E-mail начинают с ключевой мысли. Остальной материал разбивают на абзацы и упорядочивают с учетом важности. Как сказал мне один вице-президент: «Самое главное – первая фраза. Все остальное – просто детали».
Профессиональный жаргон бизнеса – лексика, которую используют специалисты, – может оттолкнуть даже компетентного заинтересованного адресата. Даже если вы знаете значение тех или иных слов, жаргон вызывает отвращение. А незнакомые термины окончательно отбивают желание вникать в написанное.
Чтобы не отпугнуть адресата, разбейте текст, изобилующий специальными терминами, на кусочки. Это поможет сориентироваться в незнакомой информации, не захлебнувшись в пучине неведомого.
Даже если получатель не знаком с профессиональным жаргоном, небольшие абзацы и короткие предложения воспринимаются гораздо проще.
Варианты
I accept… You’ve got a green light to…
OK… I’ll give you my approval on…
Do it… I’m alright with that…
I agree… You have my OK on…
I approve… Proceed with…
I concur… Go ahead and…
Многие профессионалы теряются, когда нужно написать e-mail. Перечислим самые распространенные ошибки:
• цель письма обозначена только в конце;
• созданный в спешке текст получается неряшливым и невнятным;
• автор излагает суть дела так подробно, что мысль тонет в море деталей;
• текст не разбит на абзацы;
• автор опускает важную информацию, чтобы не наделать ошибок;
• нужная информация подается в неправильном порядке;
• одни и те же сведения повторяются без нужды;
• автор избрал неподходящий стиль или язык;
• письмо отправляется без редактирования и проверки орфографии.
Запрос информации
Etel, Adnan,
Предмет обсуждения
I need to know the financial projections for out-sourced production in the coming year.
Описание ситуации
Right now, I believe a 125 % increase is authorized, although the previous projections held to 80 %. The lower number is based on FIFO. The higher is LST.
Конфликт
I have no objection to 125 % if Operations is comfortable. But I have just seen some correspondence suggesting that 125 % is too high for Business to approve.
Подтверждение доброй воли
Please advise.
Regards,
Simone Fath
Associate Information Officer
Vector, Inc.
simonefath@vector.com
Инструменты
Многие авторы избегают слова «I». Их приучили к этому еще в школе, и с тех пор они стараются использовать его как можно реже.
Это большая ошибка! Употреблять «I» в деловой переписке – стандартная практика. Здесь это слово вполне уместно.