Если абоненту, разговор с которым уже завершен, необходимо дополнительно поговорить еще с кем-то из компании, сначала нужно назвать внутренний номер конкретного сотрудника или подразделения и только потом произвести перевод звонка. Это поможет звонящему в случае нечаянного телефонного разъединения, и он сможет оперативно связаться с нужным ему абонентом. В случае успешного соединения необходимо сообщить адресату, кто звонит и по какому вопросу, и только после его согласия произвести соединение.

За рубежом, особенно в США, люди активно пользуются автоответчиками и голосовой почтой. Эта практика постепенно перемещается и в другие страны, в том числе и Россию. Насколько успешно она приживется у нас, судить сложно, но знать основные правила пользования вышеуказанными телефонными опциями должен каждый культурный деловой человек. Рассмотрим их.

На стационарных телефонах в офисах всех западных компаний, как правило, оставляют очень короткие и прямолинейные приветствия, дающие звонящему абоненту краткую, четкую, но исчерпывающую информацию: имя и фамилию, название компании и просьбу оставить свое сообщение. Например: Это Хелен Браун из «Девелоп Групп Констракшен». Пожалуйста, назовите свое имя и оставьте свое сообщение.

Сотрудники крупных иностранных компаний меняют приветствие на автоответчике ежедневно, чтобы звонящие были в курсе изменений их расписания и передвижений (отъездов, прохождения обучений и т. д.). Например: В понедельник, 21 августа, меня не будет в офисе целый день по причине моего обучения в рамках повышения квалификации. Все остальные дни недели я буду на рабочем месте с 8.00 до 18.00 без перерыва. Если вы оставите сообщение, я перезвоню вам при первой же возможности. Спасибо! Также принято оставлять дополнительный номер в случае возникновения экстренной ситуации. Например: Если Вам необходимо переговорить с кем-то немедленно, то позвоните моей помощнице Розе Блэк по номеру телефона … добавочный …

В случае длительного отсутствия на рабочем месте по причине отпуска, больничного или рабочей командировки иностранцы, как правило, меняют приветствие на автоответчике до отъезда. Для этого они называют свое имя и дату, до которой сотрудника не будет в офисе, а также просьбу перезвонить вновь после указанной даты.

Сообщения на автоответчике иностранцы оставляют весьма специфическим для российского менталитета способом – очень медленно и отчетливо проговаривая по буквам свое имя и фамилию, а также номер телефона.

Далее идет изложение сути вопроса, тоже очень коротко, и в конце еще раз повторение имени и номера телефона.

По этикету необходимо перезванивать всем, кто оставил сообщения на автоответчике. По возможности иностранцы это делают в первый рабочий день после указанной в сообщении даты возвращения к рабочему графику.

1. Одним из трендов современного телефонного делового общения является то, что сейчас не принято звонить деловому партнеру без предупреждения. По правилам хорошего тона сначала необходимо спросить его в любом мессенджере о возможности пообщаться и уточнить удобное для звонка время.

2. Телефонный разговор – это не личное общение, поэтому во время телефонных переговоров очень легко отвлечься, даже если тема делового звонка важна. Соответственно, при проведении телефонных переговоров требуется максимум сосредоточенности и внимания, а также умение слушать собеседника.

3. При проведении любых телефонных переговоров психологи советуют улыбаться на протяжении всего времени разговора, чтобы произвести на собеседника благоприятное впечатление. Существует мнение о том, что улыбка делает голос ярче и приятнее.