Даже если вопрос кажется очевидным, простым или незначительным, его все равно нужно записать на листе бумаги, т. к. во время телефонного разговора очень легко о чем-то забыть.

Лист бумаги или блокнот для записей, шариковую ручку или карандаш лучше положить в любом удобном месте перед глазами. Логичным будет разместить все на рабочем столе, около телефона, чтобы заглядывать в записи во время разговора и помечать ответы собеседника на них. Если звонок требует оперирования фактами и цифрами, нужно приготовить заблаговременно необходимые документы, данные отчетов и калькулятор. Все это может понадобиться в процессе разговора.

Кроме того, лучше заранее позаботиться о быстром доступе к календарю, чтобы можно было оперативно назначать даты и время встреч, совещаний, а также указывать сроки начала и окончания проектов и т. п.

Для совершения звонка необходимо настроиться на позитив, говорить бодрым и уверенным голосом, обязательно улыбаясь в трубку при этом. Психологи утверждают, что улыбка чувствуется даже на огромном расстоянии и собеседник чувствует ее даже «по ту сторону телефона».

Специалисты считают, что в деловой среде исход телефонного звонка на 80 % зависит от его начала (приветствия) и окончания (завершения) разговора. Поэтому в самом начале телефонного звонка необходимо поприветствовать собеседника, назвав его по имени или по имени-отчеству, а затем представиться самому.

Для приветствия лучше использовать словосочетание добрый день, вместо здравствуйте, поскольку первое звучит позитивнее и доброжелательнее.

Во время представления необходимо назвать не только имя (имя-отчество) и фамилию, но и название компании. Например, Иванов Иван Иванович, компания «Строитель плюс»; Надежда Петрова, менеджер по продажам. Обойтись без названия компании можно только в том случае, когда звонки совершаются регулярно и абоненты хорошо знают друг друга.

Цель необходимо сформулировать максимально кратко, например: «По вопросу возможного сотрудничества» или «Для обсуждения окончательного ценового предложения», после чего уточнить, удобно ли собеседнику говорить прямо сейчас.

Многие люди забывают о подобном проявлении вежливости, и это является самой распространенной ошибкой при исходящем телефонном звонке.

При получении положительного ответа необходимо сказать о причине звонка и его ориентировочной продолжительности в минутах, сделав это по возможности, достоверно. Например: Сергей Анатольевич, я хотела бы сделать окончательное ценовое предложение по облицовочному кирпичу цвет «Дюна» на Ваш жилой комплекс. Думаю, обсуждение данного вопроса займет не более 5 минут нашего с Вами времени.

При получении отрицательного ответа собеседника лучше уточнить сразу, когда будет удобнее ему перезвонить.

Если при исходящем звонке произошла ошибка в номере телефона и на звонок ответили, то по этикету не принято молча бросать трубку. Необходимо признать свою ошибку и извиниться, как это принято в кругу воспитанных людей. Например, извините пожалуйста, я, кажется, ошибся (ошиблась) номером телефона. Во избежание повторной ошибки в номере при следующем звонке следует назвать номер, который был изначально набран.

Входящие деловые звонки не менее важны, чем исходящие, поэтому не следует недооценивать их значимость, ведь звонить может потенциальный деловой партнер: заказчик, клиент, поставщик или подрядчик.

Как известно, первое впечатление о компании складывается при первом же контакте, поэтому необходимо сделать так, чтобы после телефонного звонка у любого абонента создавалось положительное представление о компании.