И первое, чему следует научиться, – это расставлять приоритеты для принятия решений. Основная проблема любого менеджера – попытка выполнить сразу большой объем работ.

На практике же получается совсем другое: в первую очередь силы уходят на решение отдельных, часто неважных и несущественных дел, а важные вопросы откладываются на потом, и в последствии решаются в авральном режиме и не всегда правильно.

Если человек не умеет грамотно расставлять приоритеты, то он в течение дня хватается то за одно дело, то за другое. В результате у него катастрофически не хватает времени, и довольно часто самое главное дело остается несделанным.

Поэтому менеджерам следует научиться решать во время рабочего дня множество разноплановых вопросов, но при этом в течение определенного времени заниматься только одной-единственной задачей. Сознательное установление однозначных приоритетов, последовательное и системное решение поставленных задач в соответствии с их очередностью поможет:

– работать только с действительно важными и неотложными задачами избежать многозадачности и сконцентрироваться на выполнении только одной задачи

– соблюдать сроки выполнения заданий

– исключить дела, которые можно передать другим сотрудникам

– правильно распределить свое рабочее время и производственную нагрузку

– получить большее удовлетворение от результатов работы в частности и от всего рабочего дня в целом

– избежать стрессовых ситуаций и перегрузок

Для начала давайте все же определим, что такое приоритет?

Приоритет [priority] – первенство по значимости или по времени в осуществлении какого-либо действия, предоставление преимуществ некоторым решениям по отношению к другим. Приоритеты в ряде случаев выступают основанием для операции упорядочения объектов или деятельности.

Расстановка приоритетов – это когда вы ежедневно решаете, что нужно сделать в первую очередь, чтобы достигнуть максимального эффекта от своей деятельности.

Теперь, когда с этими понятиями все стало понятно, давайте попробуем выполнить следующее задание. Для выполнения этого задания вам понадобится 10 минут свободного времени, небольшой блок стикеров (самоклеющиеся листочки) и большой лист формата А1 (хотя можно использовать и поверхность рабочего стола)

Для начала разделите лист бумаги на две равные половины: в верхней части листа у нас будут находиться «срочные» дела, в нижней – «менее срочные».

Затем напишите все производственные дела, которые вам необходимо выполнить в течение рабочей недели. Каждую новую задачу, даже самую мелкую и незначительную, запишите на отдельном стикере.

Постарайтесь, чтобы таких задач у вас было не менее 25–30, так вы полнее представите весь объем своей работы.

Теперь начинайте их приклеивать на лист бумаги в соответствии с обозначенными критериями, то к верхней части, то к нижней. У вас должно получиться нечто подобное:

После того, как вы наклеили все ваши стикеры с производственными задачами, добавьте еще один признак структурирования задач. Для этого разделите ваш лист вертикальной чертой пополам.

С левой стороны пускай останутся дела, выполнение которых требует непосредственного вашего участия, а справа – дела и задачи, которые вы можете перепоручить своим починенным, или решение которых требует взаимодействия с другими людьми. Тогда ваша таблица будет выглядеть следующим образом:

Такой метод является наиболее простым, но довольно эффективным в условиях необходимости быстрого принятия решений относительно того, какой именно задаче отдать предпочтение. Этот метод называется