Определение формы и содержания документа представляет собой третью по очередности задачу.

Претензии, заявления и жалобы должны содержать вводную, описательную, мотивировочную и просительную части.

Во вводной части документа в правом верхнем углу указываются название органа (должностного лица, Ф.И.О. физического лица адресата) и адрес, куда документ направляется, наименование и адрес отправителя, а также отцентрованное и выделенное (крупным шрифтом, подчеркиванием, всеми заглавными буквами) название документа. В предусмотренных законодательством случаях во вводной части документа содержатся указания на уплату и размер государственной пошлины за его рассмотрение, цену иска, номер дела, в связи с производством которого составлен документ, и прочая подобная информация.

В описательной части, по возможности кратко, излагаются фактические обстоятельства, послужившие причиной обращения, из которых следует, что ваше право нарушено.

Изложение должно быть лаконичным и в то же время понятным. Не стоит приводить факты, не имеющие отношения к делу, а те обстоятельства, на которых основываются ваши требования, должны быть построены в логической взаимосвязи и, если возможно, в хронологическом порядке.

Мотивировочная часть документа должна содержать ссылки на нормы права, которые были нарушены, на основании которых вы требуете защиты прав и законных интересов. От правильной юридической квалификации деяния может зависеть, признает ли суд или иной орган данное деяние нарушением или нет. От грамотного правового обоснования зависит и убедительность ваших аргументов.

Просительная часть. Указав на факты нарушения прав и на не соблюденные статьи нормативно-правовых актов, написав фразу: «На основании вышеизложенного:», следует четко и ясно сформулировать ваше требование. Здесь уже не допускаются слова «так как» и «поэтому», все объяснения должны содержаться выше. Нужно указать только, чего вы добиваетесь, например: «Предлагаем вам в пятидневный срок со дня получения настоящего уведомления погасить задолженность по оплате используемых вами помещений в сумме 12345 рублей» или «Прошу взыскать с Ответчика в пользу Истца заработную плату за период очередного отпуска в сумме 452 (четыреста пятьдесят два) рубля».

После указания ваших требований следует перечислить в нумерованном списке все приложения, на которые вы ссылались в основном тексте документа (в том же порядке).

Это могут быть любые письменные доказательства ваших утверждений: справки, выписки, квитанции, договоры, акты и т.д. Копии (в случаях, предусмотренных законом, – подлинники) этих документов должны быть приложены к вашему заявлению.

В конце документа ставят дату и подпись лица-заявителя либо его представителя. Подпись обязательно должна быть с расшифровкой, например: «Генеральный директор ООО «Стелс» _______________ (Петров Б.М.)».

Если заявление или иной документ подписан представителем, действующим по доверенности, то следует в «приложениях» указать реквизиты доверенности и подшить ее к заявлению. Подпись в таком случае будет выглядеть так: «Представитель Истца (по доверенности) ________________ (Иванов К.Л.)». Следует помнить, что от лица предприятия подписывать без доверенности какие-либо заявления, претензии, ходатайства и подобные документы, адресованные третьим лицам (в особенности это касается судебных процессуальных документов), имеет право только лицо, прямо уполномоченное на это учредительными документами организации. Как правило, таким лицом является руководитель предприятия. И, разумеется, если заявитель – юридическое лицо (то есть организация), рядом с подписью ее руководителя ставят печать.