Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Например: приказ о создании аттестационной комиссии, должностная инструкция.

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».

Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов РФ в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ.

В документах (приказ, распоряжение и т. д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложения:

– от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

– от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

– от третьего лица единственного числа («министерство не возражает»).

Отметку о наличии приложения. Этот реквизит не является обязательным. Он проставляется в том случае, если письмо имеет приложения. Слово «Приложение» печатается от левого поля подтекстом. Существует несколько способов оформления этого реквизита.

Если в тексте письма упоминается название приложения (например, «Направляем вам проект инструкции по делопроизводству…»), то отметка о нем оформляется следующим образом:

Приложение: на 8 л. в 2 экз.

Если в тексте письма приложение не называется, то отметка о приложении содержит его полное название, количество страниц и экземпляров:

Приложение:

Проект коллективного договора

от 04.09.2010

№ 03–03/63 на 4 л. в 2 экз.

Если к письму прилагаются несколько документов, то документы-приложения нумеруются, и в каждом указывается количество страниц и экземпляров:

Приложение:

1. Инструкция по делопроизводству

на 12 л. в 2 экз.

2. Проект коллективного договора

от 04.09.2010

№ 03–03/63 на 4 л. в 2 экз.

Если письмо направляется нескольким адресатам, а приложение предназначено только одному из них, отметка о наличии приложения содержит следующие сведения:

Приложение: на 6 л. в 2 экз. в первый адрес.

Подпись – это реквизит, придающий юридическую силу документу, представляет собой собственноручную роспись полномочного должностного лица.

В состав реквизита «Подпись» входят наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Вице-президент Ассоциации

региональных банков России Личная подпись В.В. Ионкин

или на бланке:

Вице-президент Личная подпись В.В. Ионкин

Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки:

Исполнительный директор Личная подпись Е.В. Авдеев