К основам документа относятся знания о том, какими документы бывают: локальные (внутренние), входящие, исходящие. Каждому виду документов разрабатывается свой алгоритм обработки. Поэтому, на каждый вид составляется соответствующая инструкция, в которой прописывается последовательность работы с документом, Для входящих: приёмка документа, его регистрация, сроки и место хранения. Для исходящих: последовательность регистрации, правила отправления, утверждения, подписания.
Для получения юридической силы, документ необходимо составлять по определённой форме, поэтому делопроизводителю необходимо знать и уметь, какие документы и по какой форме, – утверждённой типовой или по ГОСТ, необходимо составлять.
Особого внимания требуют документы, содержащие тайну определённого грифа, или персональные данные. Поэтому, работнику, без знаний, как работать с такими документами, не дают соответствующего разрешения.
Работник отдела кадров, должен различать документы входящие, исходящие, локальные, с типовыми формами, с формами по ГОСТ. Это необходимо для того, что бы определённый документ был зарегистрирован в соответствии с установленной в организации процедурой.
Соответственно, работник должен знать и саму процедуру регистрации, которая состоит и из знаний о ведение журнала регистрации определённого вида документов, как в бумажном, так и электронном виде. Присвоение документу порядкового номера, который тоже присваивается по определённому правилу. Проставление в нужном месте даты составления или поступления документа.
В зависимости от объёма возложенных должностных обязанностей, на кадрового делопроизводителя, может потребоваться подача зарегистрированного документа руководителю. Затем получить документ обратно и поставить исполнение документа на контроль делопроизводителя. По завершении исполнения документ помещается в номенклатуру дел .которая нужна для упорядочивания делопроизводства и документооборота организации. В установленный срок работник должен будет отобрать из неё документы для отправки в архив или на уничтожение.
Всё это неотъемлемые процедуры алгоритма документооборота. Убрать какую-либо из них из документооборота попросту невозможно. Объём выполняемых действий одним работником может определяться масштабами бизнеса, и даже если фирма занимается каким-то одним очень узким видом деятельности. Документооборот в ней может быть очень большим, и требующим только для одной фазы – регистрации – входящих документов десятки работников. А для выдачи исходящих – ещё несколько десятков.
Масштабы бизнеса определяют и форму документооборота, который может быть централизованным, децентрализованным, смешанным. Централизованный документооборот выбирают тогда, когда все операции приёма, обработки, регистрации, хранения документов осуществляются в одном департаменте компании. Это же справедливо и для небольших организаций.
В крупных организациях, в каждом структурном подразделении формируется своя служба обеспечения работы с документами. Проще, когда в филиале находящемся в другом городе документооборот организован на месте, чем когда по каждому документу требуется «писать в главк».
Смешанная форма делопроизводства, как переходная форма, может быть временной, но и часто становится постоянной, когда в головном офисе производятся действия с основными документами, как приём, регистрация, контроль и хранение. А в филиалах обеспечивают регистрацию входящих, отправку исходящих, и обработку локальных документов.
Специалист по кадровому делопроизводству, должен раз и навсегда уяснить, что любой