1 – Область применения;

2 – Нормативные ссылки;

3 – Общие требования к созданию документов;

4 – Реквизиты документа;

5 – Оформление реквизитов документов;

6 – Бланки документов.

А также приложения с образцами.

Оформление документов, по сути, – это составление документов, их подготовка, согласование, копирование, заверение, пересылка, по установленным государством правилам, законам, положениям, предписаниям, различным нормативным актам. А конкретно – это размещение реквизитов документа на носителе (бумажном, электронном) по установленным правилам.

Работа специалиста по документационному обеспечению кадровой работы – это составление документов. Составление грамотное, и технически, и юридически. Юридический аспект сводится к минимуму, посредством качественного исполнения технического момента. Это возможно при высоком уровне производственной культуры работника. Чем качественнее кадровик исполняет свои обязанности, тем его работа эффективнее: отсутствие ошибок в оформлении и заполнении документов, тем меньше времени тратится на их исправление, тем выше его производительность труда.

ГОСТ не просто некие абстрактные рекомендации, которыми можно пренебречь, он – «закон» для делопроизводителя, определяющий нормативно-технический характер работы с документами и служащий основой для разработки локальных нормативных актов в организации: положения о документообороте, правил, инструкций, регламентов.

ГОСТом определяются под три десятка реквизитов, из которых составляются различные документы. Строгое следование требований ГОСТа необходимо для:

Придания документу юридической силы;

Оперативной обработки документа;

Снижения временных затрат на поиск документа;

Повышения эффективного применения оргтехники в документообороте.

Составленный по всем правилам документ, на котором реквизиты соответствуют эталонным образцам и находятся на своём месте, – это быстрая идентификация документа, его быстрая обработка, его быстрый поиск и пересылка.

В правилах приёма различных документов государственными структурами одним из пунктов является указание на то, что неправильно оформленные документы не обрабатываются и не возвращаются отправителю. И достаточно часто в этом же пункте правил уточняется, что и ошибки в оформлении документов не указываются. Таким образом полная ответственность за подачу документов перекладывается на отправителя. А ведь за нарушение сроков подачи документов может наступить и административная ответственность, как должностного, так и юридического лица.

При возникновении вопросов в процессе оформления документа, следует обращаться непосредственно к первоисточнику – ГОСТу, а не бросаться искать ответы в профильных сайтах. В ГОСТе подробно и с примерами приводится вся необходимая информация, предназначенная для делопроизводителей, секретарей, архивариусов.

В общих требованиях к созданию документа указываются характеристики материальных носителей, как бумажных, так и электронных; порядок нумерации страниц, рекомендованные гарнитуры (шрифты и их начертания), расположения элементов в документе, расстояния между ними, интервалы, длины строк и так далее.

В разделе, посвящённом составу реквизитов документов, расписаны данные по группам: первая группа реквизитов 01-08 содержит в себе герб, товарный знак, знак обслуживания, код документальной формы, наименование организации, название подразделения организации, должности авторов документа, данные организации справочного характера. Вторая группа реквизитов 09-16 включает: наименование, дату, ссылку на регистрационный номер, место составления, уровень доступа, адресата, гриф подтверждения утверждения. В третьей группе реквизитов документа 17-18 описываются характеристики и требования к заголовкам текста документа и самого текста. Четвёртая группа реквизитов 19-30 отведена под разъяснение вопросов оформления визирования, наложения резолюций, проставления согласований и отметок, подписывания документов, внесение данных об исполнителях.