Собранные на местах записи приказные люди (писцы), проводившие описание, сводили в беловые книги. Их составление проходило под контролем приказных дьяков. Постепенно в Поместном приказе, инициировавшем посылку писцов в уезды, появились специалисты писцового дела, имевшие соответствующую подготовку и профессиональные навыки, участвовавшие неоднократно в описаниях разных уездов.

Писцовые и переписные книги были основанием для прикрепления крестьян к феодальному владетелю.

Они создавались для учета денежных средств. Название источника точно отражает цель их составления: фиксация поступлений (приход) и трат (расход) денежных средств. Функции книг сказываются на форме их ведения, подаче сведений, некоторой идентичности записей, совпадении отдельных статей формуляра. Все они охватывают календарный год, записи ведутся по месяцам и дням. По происхождению приходные и расходные книги могут разделяться на общинные, вотчинные, приказные и т. д. Может быть использована и более сложная систематизация приходно-расходных книг: книги хозяйственно-экономические, в том числе общинные (крестьянские, посадские) и вотчинные (монастырские, частно-сеньориальные); книги государственно-хозяйственные, в том числе центрально-административные (четей, других приказов и т. д.) и местного управления.

Приходно-расходные книги содержат разнообразную информацию, хотя редко фигурируют в исторических исследованиях.

Приходные и расходные книги были введены в исторический арсенал в последней четверти XIX в. Внимание к ним возобновилось с конца 1930‑х, а спорадическое изучение – с 1950‑х годов. Было установлено, что именно приходные и расходные книги составляют основной комплекс источников учетного характера (к числу которых относятся также книги окладные, ужинные, умолотные, оброчные, порядные и др.). Большинство приходно-расходных книг – около двух с половиной сотен – созданы в 70–90‑х годах XVI в. (в то время как от предыдущих четырех десятилетий их набирается едва ли более десяти) и относятся к северным монастырям: Соловецкому, Спасо-Прилуцкому, Антониево-Сийскому и др.

Наряду с другими монастырскими хозяйственными книгами приходно-расходные были документами текущего бухгалтерского учета. В них регистрировались доходы натурой и деньгами, поступавшие с вотчин. Приходно-расходные книги дают сведения для изучения товарного производства и товарно-денежного обращения. Текущие записи приходов и расходов монастырского казначея, памяти старцев, выполнявших отдельные службы и поручения, сохранили информацию об отраслях хозяйства в монастыре, о видах, размерах и сроках выплаты крестьянами податей, о связи монастыря и его крестьян с рынком, о ценах на рыночные продукты. Они позволяют изучать ремесло и его порайонную специализацию, доходы монастырей и арендное (за оброчную плату) землепользование. Этот источник исключительно богат по своему содержанию, а сведения его на редкость надежны.

Приходные и расходные книги широко бытовали и в других хозяйственных ячейках российского общества XVI – ХVII вв. Их составляли должностные лица: старосты сельских общин в монастырских вотчинах, старосты или целовальники денежного сбора черносошных общин разного уровня (уездных, волостных). Отложились приходно-расходные книги и в непроизводственной сфере: их вели и в центральных учреждениях – приказах и приказах-четвертях, и в местных приказных избах. Эта разновидность приходно-расходных книг пока не привлекла должного внимания исследователей. Самостоятельной источниковедческой задачей остается также выяснение времени и обстоятельств возникновения приходных и расходных книг.