Когда у Вас есть список задач и примерное понимание, сколько времени они займут, можно переходить к планированию. Планировать можно как на день вперед, так и на неделю.

Выделяйте конкретные временные блоки для важных дел. Вместо того чтобы просто иметь длинный список задач, попробуйте распределить самые важные из них по времени в течение дня или недели. Например: "С 10:00 до 12:00 – работа над отчетом", "В 15:00 – звонок клиенту", "Вечером – час на изучение английского".

Оставляйте буферное время. Это очень важный момент! Не планируйте свой день впритык, минута в минуту. Всегда оставляйте небольшие "зазоры" между задачами. Это буферное время понадобится Вам на непредвиденные обстоятельства (кто-то позвонил, что-то срочно понадобилось), на короткий отдых и переключение между задачами, или просто на случай, если какая-то задача займет чуть больше времени, чем Вы планировали. Отсутствие буферного времени – прямой путь к стрессу и ощущению, что Вы постоянно опаздываете.

Приоритезация: что действительно важно? (Подробнее в следующей главе)

Конечно, просто составить список дел и распланировать их по времени – это еще не все. Очень важно научиться отличать действительно важные задачи от второстепенных, те, что ведут Вас к Вашим целям, от тех, что просто "съедают" Ваше время. Подробно о методах приоритезации мы поговорим в следующей главе, но уже сейчас, при планировании, старайтесь задавать себе вопрос: "А что из этого списка действительно важно сделать в первую очередь?"

Анализ дня: учимся на успехах и ошибках

Чтобы процесс управления временем был не просто формальностью, а реальным инструментом улучшения Вашей жизни, очень важно регулярно анализировать свой опыт. В конце каждого дня или в конце недели уделяйте немного времени тому, чтобы кратко просмотреть, что удалось сделать, а что нет, и почему.

Что получилось хорошо? Какие задачи были выполнены легко и в срок? Что этому способствовало?

Что не удалось? Какие задачи были отложены или не выполнены? Почему? Были ли Ваши оценки времени реалистичными? Не перегрузили ли Вы себя? Что можно сделать по-другому в следующий раз?

Такой анализ поможет Вам скорректировать свои планы на будущее, лучше понять свои сильные и слабые стороны в управлении временем, и постепенно выработать свою собственную, наиболее эффективную систему.

Метафора приготовления блюда: управление временем как кулинарное искусство

Представьте, что управление временем – это как приготовление сложного блюда по рецепту. Чтобы блюдо получилось вкусным и было готово вовремя, Вам нужен:

Список ингредиентов (Ваши задачи): Вы должны четко понимать, что именно Вам нужно сделать.

Понимание последовательности шагов (Ваш план): Какие задачи нужно выполнить сначала, какие потом.

Знание времени готовки каждого компонента (оценка времени): Сколько времени потребуется на каждую задачу.

Умение определить, что важно положить в кастрюлю сначала (приоритеты): Какие задачи являются ключевыми.

Сам процесс приготовления (выполнение плана) и возможность корректировать его по ходу (гибкость).