Желательно в качестве ключевых полей брать поля, отражающие свойства объектов предметной области. Если таких полей нет (или их слишком много), то в роли простого ключа может выступать поле типа Счетчик.
Для простого ключа должны быть установлены свойства: Обязательное поле (Да), Индексированное поле (Да). Если ключ составной, то все ключевые поля должны иметь свойство Обязательное поле (Да). Между тем, свойство Индексированное поле следует установить в состояние Нет, т.к. отдельное ключевое поле может иметь повторяющиеся значения.
При создании таблицы в Режиме таблицы первичный ключ создается автоматически. Им является поле типа Счетчик. Это поле скрыто. Чтобы его увидеть, нужно перейти в Конструктор таблиц.
Для определения первичного (простого или составного) ключа требуется выполнить действия.
1. Открыть таблицу в Конструкторе таблиц.
2. Выбрать поле, которое нужно использовать в качестве ключа. Чтобы выбрать несколько ключевых полей, следует при выделении полей удерживать клавишу Ctrl.
3. На вкладке Конструктор в группе Сервис щелкнуть команду Ключевое поле. Можно воспользоваться также командой Ключевое поле контекстного меню. В результате слева от имени каждого ключевого поля появится индикатор ключа ‒ символ «
Для удаления ключа необходимо выполнить действия.
1. Открыть таблицу в Конструкторе таблиц.
2. Выбрать ключевые поля.
3. На вкладке Конструктор в группе Сервис щелкнуть команду Ключевое поле. Индикатор ключа исчезнет.
☞ Примечание. Базовая таблица может иметь только один первичный ключ. Чтобы его изменить, надо старый ключ удалить и определить новый первичный ключ. Эти действия возможны лишь в Конструкторе таблиц.
Сохранение таблицы
Когда все поля добавлены, необходимо сохранить таблицу. Для этого требуется выполнить действия.
1. Щелкнуть кнопку Microsoft Office.
2. Выбрать команду Сохранить.
3. Ввести имя таблицы, если таблица сохраняется впервые. Щелкнуть кнопку Ok.
Те же действия можно осуществить при помощи команды Сохранить контекстного меню или Панели быстрого доступа. После этого таблицу целесообразно открыть в режиме Конструктор таблиц и настроить свойства таблицы в Окне свойств.
Создание схемы данных
Основная стратегия при проектировании структуры базы данных – неизбыточность данных. С этой целью вся подлежащая хранению информация о предметной области распределяется по таблицам. После того как таблицы созданы, они должны быть связаны между собой через общие поля. Межтабличные связи делают базу данных единым целым. В соответствии с межтабличными связями реализуются операции соединения таблиц при выполнении многотабличных запросов, форм и отчетов. Межтабличные связи – основа обеспечения целостности данных. Суть целостности данных: сведения, хранящиеся в разных таблицах, должны быть согласованными, т.е. не должны содержать противоречивую информацию.
Для межтабличных связей характерно следующее:
• каждая связь устанавливает отношение между двумя таблицами, т.е. является бинарной. В этой связи одна из таблиц играет роль основной, а другая – подчиненной. Разделение ролей условное;
• связываемые таблицы должны иметь первичные ключи;
• связываемые таблицы должны иметь общие поля. Только через общие поля устанавливается связь между таблицами. Общие поля (их называют полями связи) – поля с одинаковыми именами, одним и тем же типом данных;
• подчиненной считают таблицу, у которой поле связи совпадает с первичным ключом. В основной таблице поле связи может быть первичным ключом, частью первичного ключа или вовсе не входить в ключ. Если в основной таблице поле связи не является первичным ключом, то его называют