1. Адрес клиента, история его карьеры, возраст, образование, состав семьи, вероисповедание, хобби, привычки и предпочтения в сфере отдыха и путешествий, награды и прочие знаки отличия, членство в комитетах и советах директоров в вашей и других организациях.
2. Средства, которые клиент когда-либо давал, выполненные и невыполненные обещания о пожертвованиях для вашей организации и других.
3. Знаки признательности и использование каждого пожертвования, которые клиент ранее делал вашей организации.
4. Характеристики благосостояния клиента: заработная плата, акции и облигации, доли в капиталах компаний, недвижимость, фамильные капиталы и перспективы их наследования.
5. Участие клиента в мероприятиях вашей организации (включая их даты).
6. Бюллетени, информационные листки, рассылки по электронной почте, которые клиент получал от вашей организации.
7. Контакты клиента с любыми членами вашей организации – членами совета директоров, волонтерами, подопечными (с датами и описаниями контактов).
8. Вся информация в средствах массовой информации (как положительная, так и отрицательная) о клиенте и членах его семьи.
9. Мотивация, побуждающая клиента жертвовать деньги (в том числе в перспективе) вашей организации.
10. Стратегия подготовки клиента к данному пожертвованию.
Сбор текущих данных о клиентах
В результате изучения клиента вы получаете его «портрет», который должен также содержать информацию о финансовом состоянии клиента: заработная плата, акции и облигации, доли в капиталах компаний, недвижимость, фамильные капиталы и перспективы их наследования. Эти сведения позволяют оценить размеры потенциального пожертвования, а также желание давать деньги. Разумеется, не стоит просить у человека средства, не зная, в состоянии ли он пожертвовать такую сумму. Это текущие данные, требующие постоянного обновления, для поддержания в адекватном состоянии базы данных вашей организации.
При наличии у организации большого числа клиентов имеет смысл регулярно проводить электронный поиск по отдельным разделам клиентской базы данных, а иногда и по всей базе. Электронный поиск подразумевает использование фильтров, или критериев поиска, таких как сфера деятельности клиента, место его жительства, открытая информация о его пакетах акций, участие в советах директоров и фондах; данные критерии позволяют выделить наиболее перспективных для вашей организации клиентов. Это может быть чрезвычайно полезно, особенно в крупных организациях, для определения приоритетности клиентов, которым следует уделять большую часть своего времени и внимания. (Список разработчиков программного обеспечения для такого поиска и наиболее полезных поисковых сайтов, которые помогут вам в сборе этих данных, приведен в Приложении Б. Журналы «Chronicle of Philanthropy», «Advancing Philanthropy» (Ассоциации профессиональных сборщиков пожертвований) и «Current» (Совета по улучшению и поддержке образования – Council for Advancement and Support of Education) также постоянно печатают списки производителей программного обеспечения для поиска по базам данных клиентов и компаний, которые могут проводить такой электронный поиск.)
Сбор внутренней информации о клиентах
Кроме этих основных данных есть также такие сведения, которые я называю внутренними: отчеты о контактах с клиентами, занесенные в базу данных организации всеми ее сотрудниками, контактировавшими с ними, независимо от времени общения. Эти отчеты должны содержать описания разговоров с клиентами (неважно, лично или по телефону), письма, в том числе электронные, которыми любые сотрудники организации обменивались с клиентами, информацию о встречах во время каких-либо мероприятий. В перечне 2.3 приводится содержание такого отчета о контакте.