Задание в конце главы:

1. Определите проблемные функции у вас в компании. Дайте задание написать сотрудникам инструкции на эти функции

2. Отредактируйте инструкции соответственно с требованиями в этой главе.

3. Проведите совещание по внедрению таких инструкций.

Организационная структура – это упорядоченный, структурированный перечень всех имеющихся в организации структурных единиц и должностных ролей, отражающий иерархическую структуру, способ взаимодействия между единицами компании и вид соподчинения между ними. Она представляет компанию как цельный организм и включает как подразделения, так и конкретные функциональные роли в подразделении.

Выделяют несколько основных видов организационной структуры.

Основная и самая простая классификация включает три формы организационной структуры. Они вместе с описанием и достоинствами/недостатками представлены на рисунках.

Рис. 8. Организационная структура

Рис. 9. Линейный тип организационной структуры

Рис. 10. Функциональный тип организационной структуры

Рис. 11. Линейно-функциональный тип организационной структуры

Выбор типа организационной структуры зависит от особенностей вашего бизнеса, но какой бы она ни была, она должна быть. Если у вас в коллективе более 15 человек, то наличие прописанной организационной структуры просто необходимо.

Организационная структура – это очень важный элемент в компании. Ее наличие решит проблемы с подчинением, которые достаточно часто встречаются в компании. Бывают различные ситуации, например, у сотрудника негласно несколько руководителей, потому что так сложилось. Или два человека из управленческого звена полагают, что являются руководителями одного и того же сотрудника. А он либо выбирает руководителя исходя из субъективной симпатии, или вообще считает себя никому не подконтрольным. Порой бывает и так, что в компании есть должностная роль, обязанности которой некому контролировать. Таких ситуаций допускать нельзя! Конечно, если это не должность генерального директора. Ваши сотрудники должны четко понимать иерархическую лестницу и знать, какое место в ней они занимают. Таким образом, вы избежите дублирования полномочий, споров о том, у кого больше прав, и хаоса в управлении коллективом.

После того, когда прояснятся типы и уровни соподчинения, т. е. организационная структура примет завершенный вид, она обязательно должна быть донесена до персонала. Это можно сделать на планерке. Ознакомьте сотрудников с ней, проговорите ее, разъясните спорные и непонятные моменты. Таким образом, вы достигнете одинакового видения всеми занятыми в вашей компании людьми системы подчинения и взаимодействия и взаимопонимания между отдельными единицами компании. Поверьте, одинаковое понимание структуры подчинения очень важно! Все будут понимать, какое место в фирме занимают и какими полномочиями оно их наделяет.

Итак, приступим к составлению организационной структуры в формате ментальной карты.

Если при фиксации должностных инструкций в прошлой главе уровни располагались вокруг ядра карты, то в организационной структуре, в связи с ее особенностями, они будут располагаться лестнично, чтобы ярче отразить иерархию подчинения. Кроме того, обычно рисование ментальных карт начинается с середины листа. В этом и есть их суть – радиальный способ запоминания информации. Однако в данном случае начинать работу необходимо вверху в середине рабочего поля. Если вы пользуетесь программой Mind Manager, то в ее последней версии предусмотрен специализированный формат, который так и называется «Организационная структура». Выбрав его, вам будет проще располагать уровни по иерархии подчинения, так как программа сама сделает это за вас. Вашей задачей останется вписать те структурные подразделения и функциональные роли, которые имеют место в вашем бизнесе. Обратите внимание, организационная структура должна отражать реальное положение дел.