Таким образом, электронный документ – это созданный при помощи электронно-механических или электронных цифровых программных и аппаратно-технических (ЭВМ) средств документ, в котором выделенная информация с реквизитами представлена и материально зафиксирована в форме аналоговой записи или в форме цифровой кодированной записи идентифицируемого файла или идентифицируемой записи в файле (файлах) базы данных или иной выделяемой записи на каких-либо электронных носителях, доступной для использования, копирования, передачи и получения по телекоммуникационным каналам связи и последующей обработки в информационных системах, а также для однозначного отображения или воспроизведения при визуальном или ином восприятии человеком с помощью этих средств.

Электронный носитель – любой материальный (вещественный) носитель документированной информации, предназначенный для записи и хранения электронных документов.

В этом определении электронного документа однозначно обозначен объект права – аналоговая запись, запись файла и запись в файле, запись в файле базы данных как объективно существующие и реально используемые в отношениях и электронном документообороте статические формы материального представления документированной информации и документа в целом. Данная формулировка, определенная через дефиницию «документ» (в его классическом значении) и материальность его записи, сохраняет связь и преемственность с принятым общим нормативным определением документа.

Форма представления привычных традиционных документов в правоотношениях и документообороте всегда увязана с материальным носителем их документированной информации, отождествляется и ассоциируется с ним. Предложенное определение электронного документа сохраняет такую же преемственность и файловой формы реализации электронных документов.

Следует отметить, что в сложившейся практике термин «аналоговый документ» как в отношении традиционных документов, так и в отношении аудиовизуальных документов (фото-, кино-, видео-, фото-документов, в том числе и на унифицированных кассетах с магнитной лентой), а также термины «электронный документ», «электронный аналоговый документ» в отношении аудиовизуальных документов на унифицированных кассетах с магнитной лентой не нашли широкого применения и практически не употребляются, а под термином «электронный документ», как правило, понимается и декларируется электронный цифровой документ. Учитывая сложившуюся практику, а также тот факт, что аналоговые электронные документы интенсивно вытесняются электронными цифровыми документами и перспектива их долгосрочного развития малопривлекательна, в принципе, можно будет под термином «электронный документ» понимать электронно-цифровую форму представления документируемой информации. При этом электронные аналоговые документы, если возникает такая необходимость, всегда можно отделить, применяя термин «электронный аналоговый документ».

Приведенный анализ нормативных употреблений, касающихся форм представления и использования электронно-цифровой документированной информации в действующем законодательстве РФ, а также практика электронного делопроизводства и организации документооборота показывает, что в правоотношениях всегда используется именно файловая форма ее представления. Определение термина «электронный документ» и форм его выражения через дефиницию «файл» как первичную форму его представления и производных его форм позволит минимизировать употребления иных многочисленных дефиниций (часто не совсем точных), касающихся фактически одного и того же предмета и объекта права. Это в свою очередь позволит упорядочить, систематизировать и гармонизировать действующее законодательство, однозначно истолковывать его нормы и использовать их в публично-правовых и гражданско-правовых отношениях, в правоприменительной практике.