Внедрение правила 1-3-5 начинается вечером предыдущего дня или ранним утром. Выделите 10-15 минут, чтобы определить и записать свои 1-3-5 задач на день.

Важная задача (1) – это проект, требующий глубокой концентрации, стратегического мышления и значительного времени. Она должна продвигать вас к долгосрочным целям. Это может быть создание презентации для ключевого клиента, написание важного раздела отчета или разработка стратегии развития отдела.

Средние задачи (3) – это задания, которые занимают меньше времени, но все еще требуют сосредоточенного внимания. Сюда могут входить подготовка к совещанию, обзор бюджета проекта или проведение информативного интервью с кандидатом.

Мелкие задачи (5) – это быстрые дела, которые можно выполнить между более крупными задачами: ответить на электронные письма, организовать рабочее пространство, сделать звонки или обновить программное обеспечение.

Пример -

Маркетинговое агентство «Impulse+» внедрило правило 1-3-5 для всех 47 сотрудников в 2021 году. Спустя шесть месяцев результаты были документально зафиксированы:

Сроки выполнения проектов сократились на 22%

Количество переработок снизилось на 41%

Удовлетворенность клиентов выросла на 18%

Текучесть кадров снизилась с 24% до 9% в годовом исчислении

Рассказывает Стив Аткинс, директор по операциям -

«Раньше наша команда часто терялась в море задач». С внедрением правила 1-3-5 появилась четкость и фокус. Каждый знает свои приоритеты на день. Мы перестали распылять энергию и начали действительно завершать проекты».

Гибкость – одно из главных преимуществ правила 1-3-5. В дни с напряженным графиком совещаний формула может трансформироваться в 1-2-3, а в более свободные дни – расширяться до 2-3-7. Главное сохранять принцип пирамиды, где количество задач увеличивается по мере уменьшения их сложности.

Интересно, что внедрение этой новой системы часто вызывает сопротивление. Психологи отмечают:

«Главное препятствие – не сложность метода, а необходимость ежедневного планирования. Ежедневное планирование, если оно не происходило осознано, с постановкой конкретных целей и результатов вызывает отторжение у сотрудников. Формируйте привычку постепенно – начните с правила 1-1-3, если полная версия кажется слишком амбициозной».

Качественные исследования показывают, что систематическое применение правила 1-3-5 в течение месяца приводит к фундаментальным изменениям в профессиональной жизни:

Снижается «ментальная нагрузка» – вы реже испытываете тревогу о незавершенных задачах

Растет уверенность в своих силах – вы точно знаете, что можете выполнить запланированное

Повышается осознанность в расстановке приоритетов – вы учитесь различать действительно важное от срочного, но второстепенного

Начните прямо сегодня – выберите 1-3-5 на завтра и наблюдайте, как меняется качество вашей работы и жизни.

Правило Криса Бейли

Более простой вариант предыдущего метода. Его описал Крис Бейли в своей книге «Мой продуктивный год».

История -

В современном мире нас окружает бесконечный поток задач, уведомлений и обязанностей. Мы просыпаемся с ощущением, что нужно сделать всё – и сразу. Но что, если я скажу вам, что секрет продуктивности кроется не в многозадачности, а в осознанном выборе?

Крис Бейли лично протестировал сотни методов повышения продуктивности. В 2013 году он провёл эксперимент под названием The Productivity Project (Проект «Продуктивность»), где целый год исследовал различные стратегии управления временем и вниманием. В ходе этого эксперимента он заметил одну закономерность:

“люди часто тратят время на второстепенные дела, забывая о действительно важных целях”.