Как видно, понятия «издержек», «расходов» и «затрат» не вполне перекрываются, то есть не являются тождественными. Понятие издержек гораздо шире и более применимо в области экономической теории. Бухучету свойственны термины «затраты» и «расходы». При этом затратами обычно называются издержки, рассматриваемые в процессе их образования и отражаемые на специальных счетах затрат (раздел III Плана счетов), тогда как расходами правильнее называть обобщенные затраты, отраженные на счетах 90 и 91, то есть записанные в той форме, которая делает их пригодными для сличения с доходами в целях нахождения финансового результата. Затраты, в отличие от расходов, не пригодны для нахождения финансового результата, но используются для исчисления себестоимости (калькуляционный учет) и принятия решений по ее снижению (управленческий учет).

Правила формирования в бухгалтерском учете расходов устанавливаются Положением по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденным приказом Минфина РФ N 33н 6 мая 1999 г. В последние годы были в него были внесены ряд поправок, которые внесли изменения в некоторые из Положений по бухгалтерскому учету, в том числе и в ПБУ 10/99, в Отчет о прибылях и убытках (форма N 2) и в План счетов (приказы N 115н и N 116н от 18 сентября 2006 г., N 156н от 27 ноября 2006 г.). И здесь, к слову, кроется еще одно существенное отличие расходов от затрат. Упомянутое ПБУ жестко регламентирует элементы расходов, между тем перечень статей себестоимости, в которые перегруппировываются расходы, учтенные в разрезе элементов, каждая компания может устанавливать самостоятельно.[16]

Данное Положение применяют юридические лица (созданные в соответствии с законодательством Российской Федерации) – коммерческие организации (кроме кредитных и страховых), а также некоммерческие организации (кроме бюджетных учреждений), которые признают доходы от предпринимательской и иной деятельности.

Расходы организации – это перемещение любых видов средств в процессе хозяйственной деятельности, приводящее к уменьшению средств предприятия или увеличению его долговых обязательств.

Расходами организации признается уменьшение экономических выгод за отчетный период в результате выбытия активов (денежных средств, иного имущества) и/или возникновения обязательств, приводящее к уменьшению капитала этой организации, за исключением уменьшения вкладов по решению участников (собственников имущества). Расходы возникают как следствие расходования средств, уменьшения стоимости активов или увеличения пассивов, но никогда – в результате распределения средств среди акционеров. Определение расходов, таким образом, предполагает убытки и другие затраты, которые возникают в результате обычной деятельности предприятия.

Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (в случаях, предусмотренных п. 2 ст. 265 НК РФ), убытки, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Необходимо напомнить, что под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме и является ретроспективной (оценка «ех post»).

Понесенные расходы, стоимость которых выражена в иностранной валюте или в условных единицах, учитываются в совокупности с расходами, стоимость которых выражена в рублях.

Нужно отметить, что расходы должны быть документально подтвержденными. Такими признаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации. Расходами организации признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.