Документальное оформление командировочных расходов регулируется следующими законодательными и нормативными правовыми актами:

1. Трудовым кодексом Республики Казахстан (с изменениями и дополнениями по состоянию на 07.11.2014 г.).

2. Налоговым кодексом Республики Казахстан (с изменениями и дополнениями по состоянию на 15.01.2014 г.).

3. Постановлением Правительства Республики Казахстан от 22 сентября 2000 года N 1428 «Правила о служебных командировках в пределах Республики Казахстан работников государственных учреждений, содержащихся за счет средств государственного бюджета, а также депутатов Парламента Республики Казахстан».

4. Учетной и налоговой политикой организации.

5. Индивидуальными трудовыми, коллективными договорами.

6. Положениями о служебных командировках организации.

Перед выездом в командировку работников руководителю организации руководители структурных подразделений подготавливают служебную записку, с указанием основания, пункта назначения, периода и даты командировки, и после подписания ее передается в департамент по управлению персоналом для оформления приказа на командирование.

Бухгалтер, получив приказ на командирование работников, проверяет корректность его составления и проверяет правильность оформления приказа:

– назначение выплаты;

– период командировки;

– подписи ответственных лиц организации.

В случае, если приказ составлен (оформлен) неправильно, информирует департамент по управлению персоналом, о необходимости его исправления.

В случае, если приказ составлен (оформлен) правильно, бухгалтер производит расчет денежного аванса, который относит в подотчет командируемым.

Командированному работнику выдается командировочное удостоверение, подписанное руководителем.

При оформлении командировочного удостоверения указываются наименование организации, фамилия, имя, отчество, работника, направляемого в командировку, его должность, наименования структурного подразделения, в котором он работает. Поскольку командировочное удостоверение выписывается на основании подписанного приказа (распоряжения) о направлении в командировку, то указывается место назначения и целесообразно указать также цель командировки.

Фактическое время пребывания в месте командирования определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дате прибытия в пункт назначения и дате выбытия из пункта назначения, которое заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью.

Командировочное удостоверение является отчетным документом по месту и срокам пребывания в служебной командировке.

Не требуется оформлять командировочное удостоверение, если организация направляет своего работника в страны дальнего и ближнего зарубежья. Такие загранкомандировки оформляются только приказом руководителя о направлении одного или нескольких работников в краткосрочную командировку за границу с указанием места, цели и срока командировки. никаких отметок о пребывании в месте командировки в документах командированного не делается. По возвращении из загранкомандировки работник, кроме авансового отчета, представляет копию загранпаспорта, в котором имеются отметки контрольно-пограничных пунктов Республики Казахстан и по этим отметкам определяются даты пересечения границы, т.е. время пребывания в командировке.

В соответствии с п. 6 Правил, днем выезда в командировку считается день отправления поезда, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда – день прибытия указанного транспорта на место постоянной работы. При отправлении транспорта до 24 часов включительно днем выезда считаются текущие сутки, а с 00.00 часов и позднее – последующие сутки. Если станция отправления вокзал, пристань или аэропорт находится за чертой населенного пункта, то день выезда в командировку исчисляется указанными выше способом с учетом времени, необходимого для проезда к месту отправления транспорта. Днем приезда из командировки считается день фактического прибытия поезда, автобуса или другого транспортного средства, на котором работник прибыл на место постоянной работы, но опять-таки с учетом времени проезда от места прибытия транспорта до населенного пункта. В случае несвоевременного прибытия или отправления поезда перевозчик по просьбе пассажира выдает ему документ, свидетельствующий об опоздании поезда.