Проблема была в том, что главный бухгалтер не вела учет в единой базе данных. Я видел это много раз, и на такой случай у меня была собственная база данных в Экселе. С её помощью я быстро собирал информацию клиента из разных источников. Так я поступил и в тот раз.

У Михаила было с десяток юридических лиц, на которые были оформлены аптеки. Я взял цифры их доходов и расходов и закачал в свою базу данных. Теперь у меня были данные в электронном виде в одном месте, и я мог легко увидеть, что происходило в каждой аптеке. База данных выбирала из десятков тысяч цифр нужные и мгновенно выдавала их в виде понятного короткого отчета.

Ничего подобного в компании раньше не было. Когда Михаил хотел посмотреть прибыль за месяц, главный бухгалтер приносила ему «простыню» (6 склеенных листов бумаги). В её отчете было 40 статей расходов – от миллионных вроде зарплаты до копеечных типа бумаги для принтера.

Михаил не знал, что делать с этими «простынями» – он просто тонул в море цифр. А с помощью моей базы данных он впервые смог увидеть свой бизнес «с высоты птичьего полета». Теперь он знал, сколько денег приносит каждая аптека и компания в целом.

Когда мы стали анализировать эти цифры, то выяснилось, что главный бухгалтер забыла внести расходы на 15 миллионов рублей. Поэтому компании и не хватало денег на выплату дивидендов Михаилу.

Дело было не в воровстве, а в неорганизованности главного бухгалтера.

Для того, чтобы прочувствовать мощь компьютеров в финансовом контроле, не обязательно ставить у себя SAP за миллион долларов. Для этого достаточно даже такой простой и распространенной программы, как Эксель. Главное, уметь ею пользоваться.

Однажды у меня был такой случай. Я налаживал учет у Сергея, о котором я расскажу позже. Его компания выпускала несколько брендов пива в разной упаковке (в бутылках, банках и 30-литровых кегах). Сергею нужно было знать, сколько стоит произвести каждый продукт.

У него в бухгалтерии была специально обученная девушка (назовем её Лена), которая отвечала за этот расчет. Каждый месяц она три дня подряд забивала стоимость бутылок, этикеток, солода, хмеля и десятков других материалов в огромный экселевский файл. Затем она вручную складывала кучу цифр и получала себестоимость каждого продукта. Это было трудно, долго и ненадежно. Когда я перепроверил её расчеты, то нашел несколько ошибок.

Хотя Лена постоянно работала в Экселе, она не использовала даже самых простых его возможностей. Например, чтобы ускорить её работу, я сделал отчет с функцией ВПР. Лене оставалось только аккуратно вставить данные, после чего файл сам собирал все затраты по каждому продукту. С его помощью Лена стала считать себестоимость не за три дня, а за час.

Вскоре она поехала отдыхать в Турцию. Когда она вернулась, то сказала мне – «Олег, первые три ночи в отпуске мне снилась функция ВПР».

Компьютеры всегда будут лучше людей складывать тысячи цифр. Сейчас и компьютеры, и программы для финансового учета стоят дёшево и работают очень быстро. А роль финансистов и бухгалтеров – уже не в том, чтобы долбить цифры с утра до вечера. Наша задача – правильно настраивать компьютерные системы, а потом следить за их работой.

Поэтому у всех клиентов я в первую очередь переношу все цифры в единую базу данных. Только после этого я начинаю анализировать, что происходит в бизнесе. Это самый быстрый и надежный способ отловить ошибки в учете.

Мы познакомились с Сергеем через моего друга. Сергею принадлежала компания, делавшая «авторское» пиво. Ему становилось все сложнее контролировать деньги в бизнесе, и он попросил меня навести порядок в финансах.