К представительским расходам нельзя относить расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний участников официальных мероприятий.

Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 % от расходов организации на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

Чтобы возместить своему работнику понесенные им затраты – доказать их экономическую обоснованность и подтвердить их официальный характер, организации в начале года следует издать приказ (распоряжение) об осуществлении расходов на представительские цели и утвердить смету таких расходов.

В приказе (распоряжении) следует перечислить должностных лиц организации, имеющих право проводить такие переговоры (участвовать в них).

Смета должна предусматривать примерный уровень затрат на проведение таких мероприятий. Так как смета носит примерный (предварительный) характер, никто не запрещает в случае перерасхода средств ее пересмотреть, издав опять-таки приказ.

Чтобы возместить понесенные расходы, региональный представитель должен сдать в организацию авансовый отчет, приложив к нему оправдательные документы:

– отчет о проведении мероприятия;

– список участников с обеих сторон;

– первичные документы (чеки, счета, счета-фактуры), подтверждающие указанные расходы.

На это же Минфин России указывает, например, в письме от 13.11.2007 № 03-03-06/1 /807.

Обычно работа регионального представителя организации связана с его постоянными разъездами. Можно, конечно, компенсировать его расходы на общественный транспорт на основании маршрутной ведомости и приложенных билетов, но чаще работнику возмещают затраты на использование его личного автомобиля в служебных целях.

Согласно подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ компенсация за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей работников признается прочими расходами организации, уменьшающими налогооблагаемую прибыль.

Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 утверждены Нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией.

Согласно данным нормам в зависимости от класса автомобиля, его владельцу ежемесячно может выплачиваться 1200–1500 руб.

Эти расходы, по замыслу законодателей, должны покрывать все расходы владельца машины – на ГСМ, техническое обслуживание, ремонт, а также ее амортизацию.

Но в настоящее время этих полутора тысяч не хватит даже на бензин.

Естественно, большинство организаций, предусмотрев это в своих внутренних приказах или распоряжениях, выплачивают большие суммы, относя разницу за счет чистой прибыли (sorry, за счет расходов, не уменьшающих налогооблагаемую прибыль).

Но фискальные органы в этом случае иногда требуют начисления НДФЛ с этих превышающих установленные нормы доплат.

Однако в постановлении Президиума ВАС РФ от 30.01.2007 № 10627/06 указано, что предельные нормы расходов организаций на выплату таких компенсаций, предусмотренные постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92, установлены в соответствии с подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ в целях формирования расходов налогоплательщиков-организаций при исчислении налога на прибыль организаций и не могут быть применены для исчисления другого налога иной категории налогоплательщиков – физических лиц.

Следовательно, ни о каком начислении НДФЛ с суммы, превышающей 1500 руб. (или 1200 руб.), речи идти не должно. Кроме того, согласно п. 3 ст. 236 НК РФ эти суммы не включаются в налогооблагаемую базу по ЕСН, так как они не относятся к расходам, уменьшающим налогооблагаемую прибыль.