После выбора категории в диалоговом окне появляются миниатюры шаблонов (рис. 1.16).

Рис. 1.16. Шаблоны с сервера Microsoft

При попытке загрузки шаблонов автоматически запускается проверка подлинности программы Excel и всего пакета Office в целом. Если на вашем компьютере установлена нелицензионная версия программы, вы получите соответствующее сообщение и в загрузке шаблона вам будет отказано. Иными словами, пользоваться «подарками» от Microsoft (а шаблонов на сайте Microsoft действительно много, и они очень красочные) могут только пользователи легального программного обеспечения.

После работы с документом его следует сохранить на жестком диске или ином носителе.

Чтобы сохранить документ, нужно нажать Кнопку «Office» и в появившемся меню выполнить команду Сохранить как. В открывшемся диалоговом окне Сохранение документа (рис. 1.17) выберите папку, в которую будет сохранена книга, а затем в поле Имя файла введите имя документа.

Рис. 1.17. Диалоговое окно Сохранение документа

Далее следует выполнить один важный шаг. Если в дальнейшем вы будете работать с данным документом только в программе Excel версии 2007, то в раскрывающемся списке Тип файла выберите пункт Книга Excel. Файл будет сохранен с расширением XLSX.

Если данный документ вы планируете открывать и в более ранних версиях Excel, в раскрывающемся списке Тип файла выберите пункт Книга Excel 97-2003. При этом файл будет сохранен с расширением XLS. При этом следует учитывать, что некоторые функции, недоступные в предыдущих версиях программы, будут преобразованы в совместимый формат, но станут недоступными для редактирования. В частности, объекты SmartArt будут преобразованы в обычную растровую графику, то есть вы не сможете изменить стиль этих объектов, надписи и т. д. Однако все формулы, функции и вычисления будут сохранены корректно.

Созданную книгу можно сохранить и в виде шаблона. Допустим, вы подготавливаете однотипные документы (например, отчеты), которые содержат определенный текст, таблицы, форматирование и формулы. Ежемесячно вам нужно менять только данные в этих документах. Можно один раз создать документ, сохранить его в виде шаблона, а затем создавать новый документ на основе данного шаблона. Все, что вам останется, это ввести нужные данные.

Чтобы сохранить книгу как шаблон, нужно в раскрывающемся списке Тип файла диалогового окна Сохранение документа выбрать пункт Шаблон Excel или Шаблон Excel 97-2003. Если в книге используются макросы, следует выбрать пункт Шаблон Excel с поддержкой макросов. Созданные вами шаблоны появляются в списке диалогового окна Создание книги.

Чтобы сохранить изменения в ранее сохраненном документе, достаточно нажать кнопку Сохранить на Панели быстрого доступа или воспользоваться сочетанием клавиш Ctrl+S. Документ сохраняется в ранее указанную папку под ранее указанным именем и в ранее указанном формате, при этом диалоговое окно Сохранение документа не появляется.

Перед закрытием документа приложение проверяет его, и если с момента последнего сохранения в нем произошли какие-либо изменения, Excel предложит вам сохранить книгу. Иными словами, в программе имеется защита от случайного закрытия измененного документа.