Итак, давайте теперь разберем по каждой графе: какую информацию мы вносим, откуда ее берем, ну и зачем она нужна.

«Штат» – эта графа обязательна, ее изменение в течение года невозможно. А если руководитель объекта планирует изменить свой штат – это не обходимо согласовать не только со своим руководителем, но и с директором по персоналу. Только после этого мы вносим в данную графу изменения. Эту графу я обычно блокирую, что бы никто не мог вносить изменения.

Почему это необходимо делать и обязательно запрашивать утвержденное штатное расписание?

1. Это в первую очередь определяет ФОТ, который утвержден, и которого необходимо придерживаться, так как от него зависят и другие финансовые показатели объекта.

2. Это отличный рабочий инструмент при работе с массовым подбором:

2.1. мы можем отслеживать актуальность открытых вакансий, а так же не принимать в работу необоснованно открытые вакансии;

2.2. мы сможем отследить увеличение потребности на объектах, связанную с сезонностью, так как обычно это фиксируется в годовом бюджете.

«Факт» – эта тоже обязательная графа. До внедрения данного отчета мы запрашиваем в отделе кадров информацию, – на какой должности, и какое количество сотрудников числится на каждом объекте. После этого вносим информацию в данную графу. В дальнейшем эту графу мы так же блокируем к изменениям.

Она будет меняться сама, так как мы пропишем в ней формулу, при которой эти изменения будут возможны, а выглядит эта формула, будет следующим образом: «=Первоначальное число, которое мы взяли в отделе кадров + количество принятых – количество уволенных». Таким образом, как только мы ставим в графы «принято» и «уволено» какие либо цифры, у нас меняется фактическое количество сотрудников, которое работает на объекте.

«Замороженные» – графа, которая обычно вызывает вопрос – «Что это?», а так же вопрос «Зачем эта графа?». Данная графа необходима в отчете, так как в компании возможны случаи, когда произошел спад потребительской способности покупателей, либо руководитель объекта защитил бюджет и ФОТ с учетом роста своей выручки, сотрудник работает в плотном графике и т.д. То есть по штату мы видим, что сотрудники объекту положены, но руководитель объекта говорит, что ему не нужен данный сотрудник сейчас. Тогда для того, чтобы не портить общую картину отчетности, а так же для того, чтобы просто так не посылать сотрудников на объект, мы ставим в графу «замороженное» количество сотрудников, которое сейчас не нужно.

Данные в эту графу вносит сотрудник отдела подбора, как только получает информацию от руководителя объекта. То есть эту графу мы не блокируем, она меняется сотрудником.

«Итого» – это графа, которая показывает нам количество открытых вакансий на данном объекте, в данном городе или на конкретной территории.

Мы ее всегда блокируем, что бы никто не мог внести изменения, и вся информация в отчете считалась корректной.

В данной графе мы прописываем следующую формулу «=штат – факт – замороженные», таким образом, мы получаем реальное количество открытых вакансий на данном объекте. Информацию по количеству открытых вакансий при такой форме отчета руководители принимают, так как она обоснована, а не взята из головы.

«Принято» и «уволено» – графы, которые помогают нам просчитывать реальное количество фактически работающего персонала на объекте. Так же мы видим, на какие должности приняты или уволены сотрудники, как работает сотрудник отдела персонала. Информацию для данных граф мы берем из отдела кадров, и сотрудник отдела подбора персонала проставляет эти данные в отчет.