Когда такой документ на оплату приносят казначею или финансовому директору, они, конечно, начнут разбираться в причинах перерасхода бюджета. Менеджер, который оформляет такую Заявку, проставляет «галочку» в поле сверх (вне) кассового плана и в графе Объяснение объясняет перерасход.

Обратите внимание на два поля: оплата по графику, оплата вне графика. В компаниях, в которых я работал финансовым директором, или настраивал управление финансами, все платежи были привязаны к платёжным дням. Например, все инфраструктурные платежи оплачиваются по средам. Вот применение регулярного менеджмента в казначействе. Если возникает срочный платёж вне графика – нужно провести платёж в четверг, иначе электричество отключат, – то менеджер ставит “галочку” в поле Вне графика и заполняет графу Объяснение. Но просто слова что если срочно не заплатим, то отключат электричество, меня не устраивают. Мне нужно объяснение, почему об этом стало известно только сейчас, а не заранее, и что нужно сделать в будущем, чтобы такую ситуацию предотвратить.

Рассмотрим, кто подписывает Заявку. Во-первых, инициатор платежа, он же распорядитель бюджетной линии, менеджер-распорядитель. Мы с вами, когда будем говорить про бюджетирование, поговорим об этой роли подробнее. Но хочу обратить ваше внимание, что именно инициатор платежа должен оформлять в информационной системе заявку. Да, менеджер должен разбираться в бюджете и знать, что такое дебиторская и кредиторская задолженность. Иначе им нельзя доверить расходование денег. Мы же говорим, что бюджетирование – это определённое делегирование финансовой ответственности, финансовых полномочий. Человеку, который не знает, что такое остаток бюджета, мы не можем доверить распоряжаться деньгами.

Руководитель подразделения – это непосредственный начальник менеджера. В данном примере Заявки это руководитель инфраструктурной службы.

Бухгалтер. В моей финансовой структуре к каждой группе статей бюджета / бюджетной линии прикреплен свой бухгалтер. Бухгалтеры закрепляются не за бухгалтерскими счетами, как часто бывает (бухгалтер, отвечающий за ведение учета материалов на счете 10, бухгалтер, отвечающий за расчёты с поставщиками на счете 60 и т. п.), а делятся по видам платежей, по бюджетным линиям. Допустим, есть статья бюджета ремонт объекта недвижимости и под эту статью закреплён бухгалтер: он делает как платёжное поручение, так и оприходование услуг. Когда поступят приходные документы – акт или накладная со счётом-фактурой – он сам сделает оприходование. Он же выписывает доверенности на получение ТМЦ по своей статье бюджета.

Бюджетный контролёр (или казначей) также ставит подпись на Заявке. В данном случае его задача убедиться, что действительно платёж делается в пределах плана, а если нет, то надлежащие объяснения получены. По сути, это помощник, который предваряет контроль от имени финансового директора. Потом мы с вами увидим, что финансовый директор смотрит не каждую Заявку – а агрегированные Заявки на платеж – Сводное Платежное Распоряжение. Финансовый директор обращается к Заявке только, если видит в Сводном Платежном Распоряжении, что есть превышение кассового плана, или возникли какие-то нестандартные ситуации.

Вот такая интересная форма Заявки на расходование денежных средств.

А теперь расскажу про производственную компанию.

До того, как стать консультантом по управлению финансами и автоматизации, я был три года управляющим партнером производственной компании. Небольшой по обороту, но с возрастом более 20 лет. Эта компания производила сантехнические аксессуары и поставляла их в торговые сети «Леруа Мерлен», «Максидом» в России, а также на экспорт – в Казахстан и в Белоруссию (а до 2022 года еще в Литву и Эстонию).