Требовалось организовать системную охоту за планами грозного и мощного противника. Министр составляет докладную записку по этому вопросу на имя Александра I и вскоре получает добро на учреждение Особенной канцелярии. Эта структура вела три направления: стратегическое – добыча информации за границей, тактическое – сбор данных о войсках, дислоцированных в непосредственной близости от границ, контрразведка – работа по выявлению и нейтрализации вражеской агентуры.

Функции контрразведки легли на воинскую полицию, образованную во исполнение секретного указа Александра I. Её подразделения имелись в каждой действовавшей армии и находились в ведении начальников их штабов. Что до тактической разведки, то она не имела чёткой организации и являлась слабым звеном в общей структуре. За организацию здесь отвечали специальные агенты на границе, военные коменданты приграничных городов и командование расквартированных там частей.

В качестве агентов за кордон в основном отправляли местных жителей. Толковых сведений те раздобыть не могли, так как в военных делах имели понимания не больше, чем в лечении язвы желудка. Полковые писари плевались, записывая никчёмные, но обстоятельные сведения лапотных агентов о ценах на воск, щетину, рожь и репу. Всё это отчасти компенсировали общие «известия о движении неприятельских корпусов».

В деле же организации стратегической разведки уповать на абы каких людей непозволительно. А по большому счёту – преступно. Главная нагрузка в получении секретных данных, а также сбор и анализ общедоступной информации ложились на агентов Особенного отдела. Первый состав – семь офицеров – действовал во Франции, Австрии, Саксонии, Баварии, Швеции, Испании и Германии.

Штат канцелярии, вопреки русскому обыкновению «один с сошкой ― семеро с ложкой», оказался малочислен: директор, три экспедитора и один переводчик. Что касается сотрудников, то их подбор министр никому не доверил и занимался этим делом лично. Так, руководить канцелярией поставил человека из своего ближнего окружения – флигель-адъютанта, полковника Алексея Воейкова. Военная служба этого достойного офицера началась с ординарцев у самого Александра Суворова в швейцарском походе 1799 года.

На деятельность разведывательного отдела Особенной канцелярии сразу же наложили гриф чрезвычайной секретности. Эти дела не фигурировали в еженедельных министерских отчётах. Деятельность сотрудников регламентировали «Особо установленные правила». Они предписывали агентам собирать данные «о числе войск в каждой державе, об устройстве образовании и вооружении их… о состоянии крепостей, способностях и достоинствах лучших генералов и расположении духа войск». Помимо этого, «не менее ещё желательно достаточное иметь известие о числе, благосостоянии, характере и духе народа, о местоположениях и произведениях земли, о внутренних источниках сей империи или средствах к продолжению войны…».

Летом 1810 года специальные агенты отбыли в посольства европейских столиц. Требования к кандидатам на эту должность предъявлялись высокие, и исключительно только соответствие им являлось основанием для зачисления в штат. Оттого и состав получился весьма разномастным.

Были тут и представители известных дворянских фамилий, имевшие хорошее домашнее образование и уже боевой опыт: Григорий Орлов, Павел Брозин и Александр Чернышёв. Этих направили соответственно в Париж, Берлин и Мадрид. В их компании оказался и сын бедного лифляндского чиновника поручик Павел Граббе. Он окончил кадетский корпус и с успехом выдержал специальный экзамен, его путь лежал в Мюнхен. Прошли экзамен и два офицера свиты Его Императорского Величества: голландский уроженец барон Фёдор Тейль ван Сераскеркен убыл в Вену, а имевший шотландские корни Роберт Ренни – в Берлин.