Выбор задач для делегирования часто кажется непростым – как понять, что можно поручить другому, а что лучше держать под личным контролем? Это важный момент для повышения эффективности, ведь ошибки на этом этапе ведут к рискам, путанице и разочарованиям. Чтобы не ошибиться, полезно иметь понятный порядок действий, который поможет заменить интуицию чёткими решениями.

Первое, на что стоит обратить внимание, – насколько часто повторяется задача и насколько её можно стандартизировать. Задачи, которые регулярно повторяются и имеют понятный алгоритм, отлично подходят для передачи другим, особенно если можно описать процесс в инструкциях. К примеру, у менеджера по работе с клиентами отделения продаж есть стандартная схема обработки запросов: проверка данных клиента, занесение в базу, предложение базового пакета услуг. Передав такую работу младшему сотруднику, менеджер освобождает время для более важных дел. Если же задача уникальна и требует творческого подхода или специальных знаний, её стоит делегировать постепенно, с сопровождением и контролем.

Дальше – важен масштаб последствий. Полезно задать вопрос: «Чем обернётся ошибка?» Чем выше риски, тем внимательнее нужно выбирать исполнителя и контролировать процесс. Например, бухгалтерская отчётность требует абсолютной точности, и даже при делегировании её стоит тщательно проверять. А вот планирование мероприятия без жёстких сроков оставляет больше свободы для исполнителя. Один проектный менеджер сначала контролировал каждую мелочь подготовки конференции – от бронирования зала до меню кофе-паузы – а потом научился доверять помощнику и теперь следит только за главными этапами.

Не менее важен уровень навыков и мотивация того, кому поручают задачу. Делегирование работает, когда работа подходит по сложностям и интересам человека. Вспоминается случай из стартапа: основатель поручил маркетинговые кампании молодому сотруднику, который больше любил аналитику, чем креатив. В итоге получились поверхностные решения и упущенные возможности. Зато когда дали ему задачу собирать и обрабатывать данные с понятными показателями, он справился отлично – и основатель смог корректировать стратегию. Иногда кажется банальным, но несоответствие навыков и интересов – самая частая причина неудач.

Также нужно учитывать сроки и срочность. Быстрые проекты требуют оперативных решений, где поиск и настройка взаимодействия с новичком скорее заберёт время, чем сэкономит. Например, в техподдержке в кризисную минуту лучше поручить дело опытному сотруднику, знакомому с процессом, чем новичку, который пока учится и может задержать реакцию. Зато плановые задачи без острой необходимости быстро реагировать – идеальный повод для делегирования и обучения.

Важно смотреть и на то, какую возможность развития даёт задача. Если она помогает работнику освоить новое, взять ответственность и проявить инициативу, это отличный кандидат для передачи. Помню, как владелец небольшой IT-компании доверил ассистентке запускать рекламные кампании в соцсетях. Сначала ошибки случались, но с чёткими инструкциями и возможностью анализировать результаты она быстро научилась и спустя пару месяцев сама планировала кампании и предлагала идеи. Владелец мог сосредоточиться на более масштабных проектах.

Чтобы систематизировать выбор, хорошо составить чек-лист по ключевым критериям:

1. Как часто повторяется задача? Есть ли понятный алгоритм?

2. Какова цена ошибки? Какие риски несёт задача?

3. Соответствуют ли навыки исполнителя уровню задачи?