Другое дело, когда ваша компания активно развивается, и на определённом этапе начинает внедрять так называемый «принцип внутреннего предпринимательства», когда каждое подразделение оценивает свой продукт и продаёт его соседним подразделениям. Тогда правильно описать и оценить свой продукт жизненно необходимо. Это очень интересный этап в развитии организации и мне приходилось внедрять принципы внутреннего предпринимательства у себя в компании, но это совершенно другая история и не связана с темой настоящей книги.

В любом случае, если вы оформляете Положение о подразделении, мой совет таков – потратьте время, и опишите ваши услуги неформально. Для этого нужно найти внутренних потребителей вашей услуги, а это не только директор. Для бухгалтерии это потребители отчётов, для склада – это сотрудники отдела продаж, для отдела продаж коммерческой организации – это отдел закупок и т. д.

Поговорите с вашими внутренними покупателями, обсудите объём, качество, порядок предоставления вами ваших услуг. Затем следует их описать в тексте, согласовать с внутренним покупателем и утвердить у шефа.

Некоторым линейным руководителям повезло, т. к. работу по постановке технологии работы за них выполняют специальные люди – технологи. Но, к сожалению, это почти всегда касается только цехов крупных производственных предприятий, где в каждом цехе (либо централизованно на заводе) существуют технологические отделы. Сотрудники технологических бюро занимаются тем, что описывают технологические процессы основного производства.

Приведём пример описания части технологического производственного процесса:

Рис. 19. Пример технологической карты

Практически всегда во всех других службах и подразделениях (бухгалтериях, плановых отделах, финансовых службах, отделах продаж, департаментах маркетинга, складах, транспортных цехах и т. д.) работу по постановке технологии работы своих подразделений приходится выполнять их руководителям. Давайте посмотрим, что это за работа, насколько она необходима, и можно ли без неё обойтись.

Если дело касается простых работ (рытьё траншей, подметание дворов и т. д.), то думаю, что технологию описывать не целесообразно, в лучшем случае достаточно просто рассказать или показать, как это делать. Также во многих случаях можно обойтись без постановки и описания технологии там, где труд выполняется подготовленными профессионалами в небольших производствах или в услуговом бизнесе.

Действительно, если вы руководите маленькой пекарней, незачем заслуженному пекарю расписывать технологию, он знает её лучше вас и оттачивает её десятилетиями, выпекая ежедневно хлеб. Дипломированный зубной врач, я думаю, также обойдётся без технологической карты и качественно вылечит вам зубы.

Если же дело касается сложных процессов, где в работе завязано сразу несколько различных специалистов, либо имеется сложный документооборот, либо используется дорогостоящее оборудование, то описание технологических процессов не только целесообразно, но иногда и просто жизненно необходимо.

Давайте разберём пример, когда вам поручили возглавить склад крупной торговой компании, где осуществляется приёмка, хранение и отгрузка товаров. Если технология работы кем-то описана, это хорошо, вам остаётся только изучить её. Если же нет, то вам нужно описать её самостоятельно.

В самом простом варианте описать технологию – значит разложить деятельность вашего подразделения на процессы, а процессы на функции, которые выполняют отдельные специалисты. Функции при этом надо чётко увязать между собой, соблюдая требуемую последовательность их выполнения.