Технический сотрудник вносит данные из формы в базу данных и ставит соответствующую отметку об этом на форме. Так как на форме указан день использования, то технический сотрудник утром рабочего дня может их распечатать и передать менеджерам для работы.

Стоит отметить тот факт, что при умелом использовании бумажных форм, их использование поможет значительно сэкономить на некоторое время (до роста дохода от рекламы) средства на компьютеры.

Отчетность в отделе вводится как элемент обычной ежедневной деятельности сотрудника, для самоорганизации и взаимодействия с остальными сотрудниками. Введение отчетности не преследует цель руководства по уменьшению зарплаты от данных отчетов и организации давления, а способствует повышению эффективности работы, оперативного корректирования и отслеживания тенденций во времени. Отчет составляется ежедневно (фиксация личной деловой активности) и ежемесячно. Он представляет собой не что иное, как документ со всеми сопутствующими атрибутами, включая подпись. Подпись значительно увеличивает ответственность и организованность сотрудника. В отчете должна содержаться информация, определенная для каждого сотрудника. С приложением выданного ранее плана.

Пришло время обратить внимание на вопрос, обсуждение которого было начато на стр.. Рассматривали мы его до начала работ по организации отдела, чтобы, организуя работу, иметь в виду принципы и границы, которые дадут или не дадут нам возможность маневров при построении эффективной и активной рекламной службы. А также рассматриваем в конце организационной деятельности, чтобы подвести одну из важных черт, подытожить.

На начальном этапе работы создаваемого подразделения, на три месяца, достаточно будет определить для сотрудников оклады аналогичные существующим в редакции. К примеру, руководитель подразделения получает на 10% меньше главного редактора, технические сотрудники на уровне секретарей-машинисток, а остальные на уровне корреспондентов и руководителей редакционных отделов.

Затем стоит переходить на более прогрессивную оплату работы отдела в процентах от дохода за рекламу. Процент определяется исходя из среднего уровня доходов за последние 3 месяца и из суммарного размера получаемых ранее окладов. К примеру, это может получиться 2—5% от дохода за рекламу. Вряд ли из-за быстроменяющейся обстановки подойдет сравнение с аналогичным периодом прошлого года или среднегодовым показателем. Причем лучше сразу ввести прогрессивный рост этого процента от темпов прироста доходов в сравнении с прошлым месяцем. «Прогрессивный процент» может применяться без наличия бюджетного планирования на предприятии, но наиболее эффективен при прогнозировании превышения расходов над доходами издания в некоторые промежутки времени для увеличения мотивации сотрудников.

При постоянно снижающемся доходе от рекламы можно избрать стимулирование количества «скачков из болота» ().

Рис. 10. Стимулирование «скачков из болота»

В этом случае у сотрудников отсутствует возможность подтасовки (типа умышленного занижения дохода в этом месяце и перенос его на следующий для получения прогрессивки) из-за повышенной инфляции и непредсказуемости дохода следующего месяца.

К примеру, если доход в $USD на 25% больше дохода предыдущего месяца, то Зарплата = Доход * 0,03 * Доход/Доход предыд. мес.

На графике () видны два сезонных подъема: в мае и ноябре. Их продолжительность зависит от политической ситуации и экономической конъюнктуры, а высота от сотрудников отдела рекламы.

Вообще, работа отдела направлена на запуски и развитие проектов, на то, чтобы сезонные подъемы начались немного раньше и закончились немного позже, чтобы подъем был выше, а падение не таким сильным.