Об этом мы и поговорим ниже, начиная с детального рассмотрения функций, работы отдела рекламы в целом.

Хотелось бы отметить, что построение столь не простой структуры необходимо проводить постепенно, но и не черепашьими темпами.

Определение и детализация рабочих функций

Создание из 5 сотрудников уже упомянутого ранее конвейера, условно конечно, а также организацию для конвейера сложной структуры начнем с определения основных функций отдела рекламы и группировки работ в рамках этих функций.

Функциональная схема и функции отдела

Рис. 3. Последовательность основных функций

Схема основных функций, их последовательность отражена на. Для детальной расшифровки приведенных блоков использовалась нумерация на схеме и соответствующая нумерации приведенных ниже разделов. Основные функции включают в себя вполне конкретные работы, которые можно описать так:

Привлечение заказа:

Выбор потенциальных клиентов на основе систем сбора информации, в соответствии с реализацией проектов:

бывшие,

новые,

текущие,

оптовики;

Подготовка предложений и переговоров;

Проведение переговоров:

ознакомительных, включая изучение вертикали принятия решения,

постоянных-поддерживающих, с рассылкой газет по вертикали принятия решений,

«выламывающих», включая основанные на эксклюзивных предложениях,

оговаривающих характеристики заказа, его оплаты и способы доставки рекламы (с выездом к клиенту, через курьера, по факсу, по E-mail).

Прием заказа:

составление договора;

заключение договора разового или долгосрочного;

прием гарантийного письма с параметрами заказа, текста или макета (распечатка и файлы или пленки) рекламы;

выписка счет-фактуры на оплату по разовому заказу^>**);

отправка^>**) или выдача счет-фактуры.

Выполнение заказа:

согласование размещения макета с зам. гл. редактора или редактором;

составление сопроводительных документов для передачи на верстку, включая перечень особых замечаний, непосредственно макеты, файл реестра, файлы макетов, пленки;

передача документов на верстку^>**);

{верстка}^{> *)} контроль качества и соответствия;

{публикация}^{> *)} контроль фактической отгрузки.

Выставление счет-фактур:

выписка счет-фактур на отдельные части крупного заказа^>**),

отправка счет-фактур по факсу и факс-модему^>**).

Обеспечение оплаты по просроченным платежам:

ведение учета размещенных заказов;

внесение банковской выписки^>**);

наведение порядка в учете;

контроль и анализ кредитных историй^>**) по критериям^>***) с целью проведения переговоров или отправки напоминающих документов^>**);

определение фирм (создание выборки) и их сотрудников для контакта по результатам анализа кредитных историй;

работы с фирмами в соответствии с выборкой:

повторное выставление счет-фактур (выписка, отправка),

проведение переговоров с первым лицом в иерархии принятия решений,

подготовка актов сверки выхода и оплаты^>**),

отправка актов сверки выхода и оплаты^>**),

продолжение переговоров с определенным лицом в иерархии,

подготовка платежного требования по актам сверки при наличии договора^>**),

выставление платежных требований при наличии договора^>**), рассрочка платежа, бартерное погашение задолженности.

Предоставление отчетности и документов в бухгалтерию:

сбор информации от сотрудников или извлечение из базы данных^>**),

внесение информации в специальные формы или подготовка отчета,

передача лицу в бухгалтерии, ответственному за прием.

Внутреннее управление:

принятие решений и контроль их выполнения для последующего принятия нового решения,

создание благоприятной личностной среды в коллективе,

мотивация сотрудников:

материальное стимулирование,

придание рабочим функциям привлекательности порождающей интерес и инициативность,