По внешнему виду учетные регистры некоммерческой организации подразделяются на книги, карточки и свободные листы (ведомости).

В бухгалтерских книгах, книгах учета хозяйственных операций и других все страницы пронумерованы и заключены в переплет. На последней станице указывается общее число пронумерованных страниц за подписью главного бухгалтера или другого ответственного лица. Книги применяют для синтетического, аналитического и иных видов учета. На каждой книге надписывается: наименование учреждения, централизованного органа (бухгалтерии) и год, на который книга открыта. Книги бухгалтерского учета при наличии в них по истечении года свободных листов могут быть использованы для записи операций следующего года. В этих случаях книги сдаются в архив один раз в два года.

Карточки из плотной бумаги или неплотного картона не скрепляются между собой. Их хранят в специальных картотеках. Карточки регистрируются в реестре карточек, который ведется для каждого счета или объекта регистрации отдельно.

Карточки хранятся в картотеках, в которых они располагаются по субсчетам с подразделением внутри их по материально ответственным лицам, а в централизованных бухгалтериях – по обслуживаемым учреждениям.

Карточки учета материалов, малоценных предметов и т. п. сдаются в архив в подшитом виде вместе с реестром карточек, регистрами и другими документами, в том числе бухгалтерскими ежегодно или один раз в два года. В такие же сроки сдаются в архив карточки учета основных средств, выбывших в течение года.

Опись инвентарных карточек по учету основных средств сдается в архив, когда в ней имеются отметки о списании инвентаря по последней инвентарной карточке.

Свободные листы (ведомости) отличаются от карточек тем, что они изготавливаются из менее плотной бумаги, имеют больший формат. Хранят их в особых папках – регистраторах; заводятся на месяц или квартал.

Записи в учетных регистрах осуществляются ручным способом или машинным; они проводятся не позднее следующего, после получения первичных документов. После регистрации хозяйственной операции в учетном регистре на бухгалтерской проводке или на самом первичном документе необходимо делать соответствующую отметку для облегчения последующей проверки правильности разноски. По окончании месяца на каждой странице учетных регистров подводятся итоги. Итоговые записи синтетических и аналитических регистров обязательно сверяются путем составления оборотных ведомостей или другим, предусмотренным способом.

Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной. После утверждения годового отчета учетные регистры группируют, переплетают и сдают на хранение в архив.

Какие учетные регистры, в каком количестве необходимы для качественного ведения учета в некоммерческой организации, определяется характером ее деятельности, объемами обрабатываемой информации, формой и методами бухгалтерского учета и другими факторами. Выбранная форма учетных регистров закрепляется в учетной политике организации и может изменяться только при изменении учетной политики, к примеру, при переходе на автоматизированную систему учета. Данные изменения в учете оформляются соответствующим образом в соответствии с законодательством.

Существует определенный порядок хранения документов в архиве. Он включает в себя сроки хранения документов в архиве, порядок контроля за сохранностью документов и их последующая утилизация.

Сроки хранения отдельных документов составляют:

– 1 год (месячные отчеты организации о выполнении перспективных и текущих планов, анализы отчетов, материалы переписки с органами государственной статистики о составлении, представлении и проверке статистической отчетности);