Иногда вместо оборотных ведомостей по аналитическим счетам составляются сальдовые ведомости (табл. 1.7).

Таблица 1.7

Сальдовая ведомость по счетам аналитического учета сырья и материалов

Сальдовыми они называются потому, что в них по каждому аналитическому счету указываются только остатки (сальдо) на начало каждого отдельного периода, а данные об оборотах отсутствуют. Применение сальдовых ведомостей целесообразно в условиях ручного ведения учета и большого количества различных видов материалов, топлива, готовой продукции.

Сальдовые ведомости являются основой широко применяемого на предприятиях промышленности, строительства, торговли сальдового метода учета материалов (товаров). Использование его особенно рационально на тех предприятиях, где хорошо организован натуральный учет материалов, готовой продукции, товаров на складе, т. е. складской учет.

Сальдовые ведомости открываются в начале года и ведутся, как правило, в течение его. В них показывается состояние материальных ценностей на конец каждого отчетного и начало следующего месяца. Таким образом, по этим данным можно видеть динамику развития запасов в течение года.

Оборотная ведомость по счетам синтетического учета может быть составлена по шахматной форме (см. табл. 1.3). Шахматная оборотная ведомость отражает не только обороты по счетам, но и их корреспонденцию, взаимосвязь, т. е. она позволяет установить, откуда получены ценности или куда они направлены, содержание увеличений и уменьшений отдельных источников средств.

В шахматной оборотной ведомости обороты на счетах группируются по корреспондирующим счетам. Однократная запись, сделанная в каждой клетке (графо-строке) пересечения строки очередной колонкой, отражает определенную корреспонденцию счетов. Каждая сумма шахматной оборотной ведомости одновременно характеризует собой и дебетуемый, и кредитуемый счет. В шахматную оборотную ведомость вносятся итоги оборотов каждого счета с одинаковой корреспонденцией (например, несколько раз было отражено поступление сырья и материалов от поставщиков и т. п.), в соответствующую клетку шахматной оборотной ведомости записывается итог этих сумм.

После записи в ведомость дебетовых оборотов по всем счетам в корреспонденции с кредитуемыми счетами подсчитываются итоги оборотов по дебету и кредиту всех синтетических счетов. При этом обороты по кредиту оказываются автоматически вписанными в соответствующие кредитовые колонки, так как при записи сумм по дебету счетов они одновременно попадают и в кредит корреспондирующих с ними счетов.

Основное назначение шахматной оборотной ведомости заключается в проверке правильности применяемой в течение месяца корреспонденции счетов по фактам хозяйственной жизни и выявлении сумм с неправильной корреспонденцией. Тем самым посредством проверки корреспонденции счетов выясняется содержание совершаемых операций. Например, можно установить не только общую сумму перечисленных с расчетного счета средств, но и направления их использования. Корреспонденция кредита счета “Расчетный счет” с дебетом счета “Расчеты с поставщиками и подрядчиками” показывает уплату поставщикам за полученные материалы, а с дебетом счета “Касса” – получение наличных денег в кассу для выплаты заработной платы работникам. Корреспонденция же с дебетом счета “Расчеты с персоналом по оплате труда” в данном случае была бы неправильной, так как заработная плата с расчетного счета не выплачивается, а выдается из кассы предприятия. Бывают ошибочные записи, которые невозможно выявить с помощью шахматной оборотной ведомости. Так, если сумма записана с неправильной корреспонденцией счетов (для данного факта хозяйственной жизни), но такая корреспонденция в принципе допустима, то ее выявить невозможно. На практике шахматная оборотная ведомость применяется редко, в основном на малых предприятиях, где используется ограниченное число синтетических счетов. Однако принцип шахматной записи, заключающийся в однократном отражении хозяйственных операций, при соблюдении способа двойной записи имеет большое значение. Он положен в основу применения отдельных технических приемов учета, методов обобщения записей, характерных для передовых форм учета. Однократность записей исключает их дублирование и существенно сокращает трудоемкость учетных работ. Принцип шахматной записи позволяет лучше понять сущность бухгалтерских записей при соответствующих формах бухгалтерского учета. Например, большинство регистров журнально-ордерной формы учета имеют шахматную форму графления.