Д-т 76 К-т 51 – предоплата талонов;

Д-т 50/3 К-т 76 – оприходование талонов;

Д-т 71 К-т 50/3 – выдача талонов водителю;

Д-т 10 К-т 71 – оприходование топлива.

При получении организацией корпоративной банковской пластиковой карты организацией открывается специальный карточный счет. Поэтому операции с подобной картой должны отражаться на счете 55 «Специальные счета в банках»:

Д-т 55 К-т 51 – зачислены денежные средства на корпоративную карту;

Д-т 71 К-т 55 – денежные средства сняты держателем карты; Д-т 10 К-т 71 – оприходовано топливо либо:

Д-т 10 К-т 55 – оприходовано топливо, оплаченное корпоративной картой (в том случае, если на АЗС имеются соответствующие считывающие устройства). Для использования топливных карт с магнитной полосой или топливных смарт-карт транспортная организация заключает с топливной компанией (либо с процессинговым центром) договор на поставку топлива, по которому компания передает транспортной организации указанные карты.

Транспортная компания осуществляет предоплату предусмотренной договором суммы (Д-т 60 К-т 51). При заправке автомобилей топливная карта держателя идентифицируется на учетном терминале АЗС, после чего водитель получает чек. Ежемесячно топливная компания предоставляет транспортной организации отчет (реестр) операций по картам, акт сдачи-приемки, счет-фактуру. На основании чеков приходуется топливо (Д-т 10 К-т 60), по получении счета-фактуры предъявляется НДС к вычету (Д-т 19 К-т 60).

Списание топлива в транспортной организации должно осуществляться на основании надлежаще оформленных путевых листов (Постановление Госкомстата РФ от 28.11.1997 г. № 78):

• путевой лист легкового автомобиля (форма № 3);

• путевой лист специального автомобиля (форма № 3 спец.);

• путевой лист легкового такси (форма № 4);

• путевой лист грузового автомобиля (форма № 4-С, форма № 4-П);

• путевой лист автобуса (форма № 6; форма № 6 спец.).

Путевой лист, согласно указанному выше Постановлению, должен выдаваться на один день или на одну смену. На более длительный срок путевой лист может быть выдан, если водитель выполняет задание в течение более одной смены (междугородние перевозки).

Для контроля за движением путевых листов транспортная организация должна вести журнал учета движения путевых листов (форма № 8).

Для учета пробега автомобиля (величина пробега подлежит отражению в путевом листе) транспортные организации должны вести журналы учета показания спидометров и составлять акты снятия показаний спидометров.

Кроме того, для контроля за расходованием топлива ежемесячно должны составляться акты замера остатков топлива в топливных баках автомобилей. Эти документы не являются унифицированными, их форма должна быть установлена учетной политикой организации. Необходимость составления указанных (неунифицированных) документов предусмотрена Инструкцией по учету поступления и расходования горюче-смазочных материалов и единых талонов на отпуск нефтепродуктов на отпуск на предприятиях, в организациях, колхозах и совхозах (утв. Госкомнефтепродуктом ССС 03.02.1984 г. № 01/218-72), действующей в части, не противоречащей законодательным и нормативным актам РФ.

Учет автомобильных шин. Обслуживание и эксплуатация автомобильных шин должны осуществляться в соответствии с Правилами эксплуатации автомобильных шин АЭ 001-04, утв. Распоряжением Минтранса РФ от 21.01.2004 г. № АК-9-Р, являющегося обязательным для всех владельцев транспортных средств (утратило силу 31.12.2007 г., в связи с чем может применяться транспортными организациями как методическая основа при разработке собственных правил). Согласно указанным выше Правилам, на каждую шину, установленную на автомобиль, должна вестись карточка учета по форме, установленной Правилами (в приложении № 12).