Вот эта вторая категория обладает потенциалом стать теми, о ком вся эта книга – архитекторами делового мероприятия.

Большинство координаторов деловых мероприятий всеми мыслями, а что, вероятно, еще важнее, всем сердцем, привязаны к гостеприимству. Они любят этим заниматься: собирать людей вместе, делать так, чтобы каждый хорошо проводил время, чувствовал заботу – это истинный менталитет гостеприимства, принципиальный для индустрии деловых мероприятий.

Большинство координаторов деловых мероприятий не слишком компетентны в технических вопросах вроде аудио/видеооборудование или ИКТ. Многие координаторы, однако, получают запросы на бронирование аудиовизуального оборудования для делового мероприятия и занимаются этим, поскольку это часть их работы, а не потому, что их воодушевляют микшерные пульты, микрофоны, диммеры, LCD-экраны, интернет кабели, системы для голосования, технологии нетворкинга и прочее.

Не всем нравятся кнопки, и для деловых мероприятий

это хорошо

В таких обстоятельствах производственной или технологической компании сложно иметь дело с клиентом, который, по существу, не сильно ценит технические штуки и всем своим сердцем, и душой предан не заключительной презентации, а ужину из пяти смен блюд. Это нелегкое сотрудничество с продуктом, который представляет собой неосязаемую услугу и который трудно продемонстрировать, в отличие от площадки, помещения для встречи и даже от ужина. Показать, что же такое это заключительное видео, просто невозможно до тех пор, пока не наступит момент заключительной сессии.

В этих условиях вполне естественно и приемлемо, что содержание, цели делового мероприятия остаются нетронутыми организаторами. Инициатор мероприятия, который является директором по маркетингу или продажам, остается один на один с содержанием мероприятия; в некоторых случаях ему помогает специалист по маркетингу или коммуникациям. Многим основополагающим элементам делового мероприятия и вовсе не уделяется внимание: необходимости проектирования программы, выбору подходящих форматов, обучению спикеров, привлечению фасилитаторов, поиску и выбору подходящих инструментов неформального делового общения, максимизации потенциала стадий «до» и «после» мероприятия. Единицы из инициаторов мероприятия действительно отводят время на эти ключевые вопросы, и еще меньше тех, кто может полагаться на полностью компетентных и специализирующихся на этом профессионалов.

Словосочетание «инициатор делового мероприятия» встречается в этой книге примерно 130 раз. Некоторые компании назовут такого человека спонсором или принимающей стороной делового мероприятия; не существует официального названия для этой роли. Этот термин обозначает человека, или, в некоторых случаях, небольшую группу людей, которым принадлежит деловое мероприятие в том смысле, что они принимают решение о том, что такое мероприятие необходимо провести, они владеют бюджетом, и они решают, каковы цели мероприятия. Это инициатор мероприятия, а, следовательно, он решает, быть или не быть мероприятию. Хотя их редко встретишь на профильных выставках, они-то и есть наши главные клиенты. Хотя инициаторы деловых мероприятий не читают наши журналы, и редко являются членами ассоциаций индустрии деловых мероприятий, это они в конечном счете принимают решение о самом нашем существовании.

Инициатор делового мероприятия может быть кем угодно. В большинстве случаев он является менеджером по маркетингу, но он может быть и HR-менеджером, и директором по продажам, и управляющим, или занимать ряд других должностей. Ни в одном из этих вариантов роль инициатора мероприятия не является в действительности профессией. В большинстве случаев инициаторы мероприятия – это временная роль, а в лучшем случае, – это сотрудники, нанятые на неполный рабочий день на несколько недель. Иными словами, роль инициатора делового мероприятия – это не профессия. Нельзя пойти поучиться на курсы инициаторов делового мероприятия, не существует журнала «Инициатор делового мероприятия», и нет ассоциаций для инициаторов деловых мероприятий.