СОВЕТ. Если на прием прибывает делегация, то следует позаботиться заранее о выделении сотрудника организации, который будет сопровождать делегацию. Если прибывает иностранная делегация, следует позаботиться о выделении переводчика, о сувенирах для членов делегации.

Прием по личным вопросам

Особое внимание секретарь должен проявлять к организации приема руководителем посетителей по личным вопросам.

Организуя прием сотрудников своего учреждения по личным вопросам, секретарь обязан:

1) знать круг лиц, имеющих доступ к руководителю в любое время, и пропускать их беспрепятственно;

2) довести до сведения всех сотрудников учреждения часы приема по личным вопросам;

3) определить регламент продолжительности посещения и предупредить о нем посетителя;

4) сообщить руководителю о посетителе с помощью селектора или местного телефона.

При планировании работы по приему посетителей определяется, как часто будет руководитель проводить прием по личным вопросам, в какие дни и часы. В зависимости от этого секретарь может записать соответствующее количество человек. Так, например, если руководитель проводит прием по личным вопросам один раз в неделю, то на еженедельном приеме будет гораздо меньше человек по сравнению с количеством записавшихся в том случае, если прием осуществляется только один раз в месяц. В прямой зависимости от количества посетителей находится время, отводимое на прием.

Нередко во время приема сотрудников по личным вопросам присутствует секретарь, который ведет запись в журнале. Если во время приема в кабинет входит старший по должности сотрудник, секретарь должен встать и выйти из-за стола к нему навстречу, извинившись перед посетителем. Поздоровавшись с вошедшим, следует сказать ему, что у вас идет прием сотрудников по личным вопросам, поинтересоваться, когда после окончания беседы старший по должности сможет вас принять. Если срочное дело, то после приема посетителя секретарю придется срочно подойти к сотруднику.

Во время приема по личным вопросам секретарем ведется журнал, где регистрируются дата приема, фамилия, имя, отчество, суть вопроса, фамилия ведущего прием, результаты рассмотрения. Контроль над выполнением решений, принятых руководителем, осуществляет секретарь.

Доброжелательная атмосфера в коллективе – залог успешной работы всей фирмы. Она привлекает клиентов и партнеров, создает обстановку, благоприятствующую работе персонала. Важнейшая роль в создании благожелательной, комфортной атмосферы в фирме принадлежит секретарю. Секретарь ежедневно общается с руководством и сотрудниками фирмы, встречает и провожает посетителей. Естественно, что настроение и поведение секретаря отражаются и на настроении всех, с кем ему приходится общаться.

Современные специалисты-психологи исходят из того, что работа, чтобы быть успешной, должна приносить радость. Необходимо соединить работу и удовольствие, почувствовать и найти те моменты, которые интересны и привлекательны, научиться с юмором относиться к рутинной, неприятной работе. Многие руководители под созданием рабочей команды понимают образование мощной, слаженно функционирующей организации, в которой много мускулов, но сердце отсутствует. Это отсутствие человечности в бизнесе подрывает моральный дух работников, мешает получать удовольствие и радость от работы. Привнесение в деловые отношения человечности позволяет придать «сердце» и «душу» всей организации. Не забывайте, что мы проводим на работе больше времени, чем в своих семьях. Если мы не сможем создать атмосферу живой человеческой связи между сотрудниками на работе, то значительная часть нашей жизни будет потрачена напрасно. Напротив, если человек чувствует себя на работе комфортно, если его ждут внимательный, доброжелательный начальник и коллеги, то он с радостью торопится начать новую рабочую неделю. Работа в дружественной атмосфере приносит значительно больше отдачи, чем работа в деловой, но «угрюмой» обстановке.