Для добавления организации в справочник нужно в инструментальной панели данного окна нажать кнопку Создать или воспользоваться командой Все действия → Создать, которая вызывается также нажатием клавиши . Чтобы открыть данные по введенной ранее организации для просмотра и возможного редактирования, дважды щелкните в списке на названии этой организации или воспользуйтесь клавишей . При выполнении любого из перечисленных действий на экране отображается окно, изображенное на рис. 2.7.

Рис. 2.7. Ввод и редактирование сведений об организации

Характерной особенностью справочника организаций является то, что название объекта можно указать в трех вариантах. Правда, обязательным является только один из них – тот, который вводится в поле Наименование: именно под этим названием данная организация будет впоследствии отображаться в интерфейсах списка и выбора. Что касается параметров Полное наименование и Наименование для бюджета, то в них указывается соответственно полное название организации (так, как оно сформулировано в учредительных документах) и наименование плательщика при перечислении причитающихся в бюджет сумм. Эти варианты названия впоследствии будут подставляться в печатные формы документов.

С помощью переключателя Юр. лицо / Физ. лицо нужно указать, каким лицом является данная организация – юридическим или физическим.

Если вы намерены вести документооборот от имени нескольких организаций, рекомендуется заполнить поле Префикс. Здесь вводится буквенный префикс, который будет автоматически подставляться перед номерами всех документов, оформляемых от имени данной организации. Благодаря этому вы сможете в интерфейсах списка и выбора быстро определять, какие документы оформлены от имени той или иной организации.

Чтобы было понятнее, поясним на конкретном примере. Предположим, в программе ведется документооборот от имени трех организаций – ООО "Торговля", ЗАО "Меркурий" и СП "Корона". В справочнике организаций для каждой из них можно задать префиксы – соответственно ТО, МЕ и КО. В этом случае документ под номером 001, сформированный от имени ООО "Торговля", будет иметь номер ТО-001, от имени ЗАО "Меркурий" – МЕ-001, а от имени СП "Корона" – КО-001.

Остальные параметры окна в зависимости от назначения и функциональности находятся на вкладках Общие и Адреса, телефоны.

Содержимое вкладки Общие показано на рис. 2.7. Здесь в соответствующих полях с клавиатуры нужно ввести индивидуальный номер налогоплательщика, код причины постановки на учет (указывается только для юридических лиц), а также коды ОКПО и ОКАТО.

В области Значения по умолчанию можно определить значения, которые будут по умолчанию подставляться в формируемые от имени данной организации документы.

На вкладке Адреса, телефоны вводятся сведения об адресах и телефонах данной организации. Содержимое данной вкладки показано на рис. 2.8.

Рис. 2.8. Вкладка Адреса, телефоны

На данной вкладке в поле Email можно ввести электронный адрес организации. Если требуется ввести несколько электронных адресов, то можно разделить их запятой.

Поля Почтовый адрес, Фактический адрес и Юридический адрес заполняются по одним и тем же правилам. Это можно делать как с клавиатуры, так и в отдельном диалоговом окне, которое вызывается нажатием кнопки выбора. Это окно показано на рис. 2.9.

Рис. 2.9. Окно ввода адреса

В данном окне для каждого реквизита адреса предназначен отдельный параметр. Реквизиты заполняются либо путем выбора значения из соответствующего классификатора, либо с клавиатуры. В нижней части окна автоматически формируется представление адреса в соответствии с введенными данными. Завершается ввод адреса нажатием кнопки