В конфигурациях системы «1С: Предприятие», в том числе «Торговля+Склад», возможно создавать справочники, состоящие из нескольких уровней – до десяти уровней вложенности. Создавать, так называемое «дерево» справочника, ветвями в котором будут соответствующие уровни и элементы справочника. Использование таких многоуровневых справочников позволяет организовать хранение и дальнейшее использование в аналитических отчетах информацию с той степенью детализации, которая необходима на том или ином предприятии. В системе «1С: Предприятие» существует механизм организации подчиненных справочников, связанных между собой. Данный механизм позволяет организовать взаимосвязь между элементами разных справочников. Например – справочник контрагентов и справочник банковских счетов или справочник договоров. Т. е. у каждого элемента справочника контрагентов (справочника-владельца) существует свой подчиненный справочник, каждый элемент которого (банковский счет, договор и т. п.) связан с соответствующим элементом справочника-владельца. При работе в окне подчиненного справочника набор просматриваемых элементов определяется текущим элементом справочника-владельца. Например, если в окне справочника организаций курсор установлен на конкретном элементе справочника (конкретной организации), то в подчиненном ему справочнике договоров будут выведены только договоры текущей организации.

Справочник «Контрагенты» служит для учета взаиморасчетов и для оформления документов с контрагентами, в нем накапливается информация о них. В понятие Контрагент включаются поставщики и покупатели, организации и частные лица.

Конфигурация «Торговля+Склад» предусматривает возможность оформления в качестве контрагента собственного юридического лица. Эта возможность предназначена для оформления хозяйственных операций между собственными юридическими лицами. Что бы вызвать Справочник для ввода или редактирования информации необходимо из пункта главного меню «Справочники» выбрать строку «Контрагенты».

В появившейся форме Справочника отображаются две области. В левой части формы представлена структура сгруппированности элементов данного Справочника, так называемое дерево групп. А в правой части формы представлены собственно сами элементы Справочника «Контрагенты», в т. ч. названия групп, заданных пользователями программы.

Вид контрагента может принимать одно из трех значений: «Стороннее юридическое лицо», «Физическое лицо» или «Собственное юридическое лицо».

В зависимости от назначенного вида контрагента изменяется та информация, которая отображается в форме контрагента. Представление контрагента возможно редактировать и изменять. Это дает возможность оформлять документы с одним контрагентом от имени разных юридических и физических лиц (меняя его представление в печатной форме документов) без изменения итогов взаиморасчетов с данным контрагентом.

Программа предоставляет возможность самостоятельно сгруппировывать Контрагентов по любым группам классификатора справочника, например, «Поставщики», «Покупатели», «Реализаторы», «Свои фирмы».

В форме редактирования элемента Справочника «Контрагенты» существует четыре закладки – «Основные», «Договор взаиморасчетов», «Банковский счет» и «Прочее». Однако при перемещении пользователя по закладкам верхняя часть формы Справочника, в которой заданы наименование контрагента, внутренний код и его вид, остается неизменной и не принадлежит ни одной из существующих закладок.

По закладке «Основные» пользователем задается информация о реквизитах контрагента таких как: для юридических лиц – наименование юридического лица, официальное название, используемое в печатных формах документов, ИНН/КПП организации, телефоны, код по ОКПО, юридический и фактический адреса; для физических лиц – фамилия, имя, отчество, ИНН, телефоны, реквизиты удостоверения личности, адреса прописки и фактического места жительства. Причем занесение информации об адресах юридического или физического лица происходит по кнопке <конверт>.