При проработке проекта важных деловых переговоров составляются организационные планы, на реализацию которых уходит несколько дней (обычно 3–4 дня) или недель (3–5 недель и даже больше); кроме того, необходимо детально и как можно более точно спланировать все мероприятия, которые нужно осуществить в рамках плана переговоров.
Такое планирование позволяет жестко контролировать выполнение работ, предусмотренных планом, сравнивать полученные показатели с плановыми, учитывать затраты и другие исходные параметры для определения потребностей и возможностей реализации какого-либо проекта. При этом исходят из проверенной истины: планирование – это осмысленное установление соответствующего порядка работы с учетом сроков, затрат и возможностей в целях выполнения задач.
Планирование переговоров сводится к следующим действиям:
• составление и проверка прогноза переговоров;
• установление основных, перспективных задач переговоров;
• поиски подходящих путей для решения этих задач (стратегии);
• анализ внешних и внутренних возможностей для осуществления плана переговоров;
• определение и разработка среднесрочных и краткосрочных задач переговоров, их взаимосвязи и очередности;
• разработка мероприятий для реализации указанных задач (разработка программы работы, планы по отдельным элементам беседы) и своевременное обнаружение и предотвращение появления узких мест в плане переговоров;
• разбивка общих планов на мелкие, детальные планы.
Так вырабатываются конкретные программы работ, которых нужно придерживаться при реализации плана переговоров, но с необходимыми коррективами.
Здесь, конечно, возникает вопрос: зачем вообще что-то планировать в рамках переговоров? Особенно когда они небольшие и все виды работ по их подготовке и проведению нам ясны как белый день. Не будетли это потерей драгоценного времени? Создается впечатление, что чем меньше опыта у деловых людей, тем скорее они отказываются от планирования – незаменимого в подготовке любых переговоров инструмента.
Причина этого – недостаток опыта или легкомыслие, когда при подготовке переговоров видна только незначительная часть дел, которую нужно выполнить для разработки и реализации плана переговоров. А особенно когда переговоры не очень важны. Тогда планирование десятка дел на 2–3 дня кажется непозволительной роскошью. А потом этот десяток дел разрастется до сорока (и это еще не все), а 2–3 дня растянутся на 2–3 недели. И к началу переговоров, таким образом, приходят абсолютно неподготовленными.
Чтобы избежать этого, необходимо выяснить, какие очевидные практические результаты дает планирование переговоров. Оно позволяет выявить конкретные, количественно определенные задачи уже в начале подготовки к переговорам; заменить отдельные элементы будущих переговоров, составить варианты планов, облегчающие принятие решений путем их перевода с интуитивных на реальные рельсы.
Планирование помогает найти и устранить возможные узкие места в переговорах; согласовать все действия и мероприятия по плану переговоров во времени и с профессиональной точки зрения. Планирование позволяет «передавать ответственность» и «делегировать» контроль в рамках проекта переговоров отдельным сотрудникам, что стимулирует творческий подход сотрудников к составлению плана переговоров.
Рассмотрим теперь, какие составляются планы при подготовке к переговорам. План всех видов деятельности по подготовке и проведению переговоров по времени – генеральный план подготовки, на котором основаны все остальные планы. В нем указываются виды деятельности, сроки и исполнители.